Una factura electrónica es un comprobante digital de la transacción de un bien o servicio, por el cual se ha recibido una cantidad de dinero. La factura electrónica, también conocida como e-factura, es la evolución de la tradicional factura de papel, gracias a los avances de las tecnologías informáticas modernas.
Ventajas de la factura electrónica con relación a la de papel
La e-factura no genera gastos en tinta ni papel. Además el envío, recepción, organización y conservación de las facturas en formato digital es un proceso automático muy rápido. Por tanto, los errores humanos se han reducido al mínimo. Por otra parte, el volumen y el peso que ocupan las facturas de papel es muy grande, en contraste a un disco de almacenamiento informático. Finalmente, una factura electrónica puede buscarse o enviarse desde cualquier parte del mundo, gracias a las redes informáticas y a la tecnología en la nube.
Muy pocas personas dudan hoy en día de estas ventajas. Sin embargo, muchas microempresas todavía continúan con las tradicionales facturas de papel. Esto se debe al precio del sistema de facturación, necesario para implantar la factura digital, y el relativo bajo volumen de transacciones de las microempresas.
Los gobiernos se ven beneficiados grandemente de la factura electrónica, ya que ha permitido un mayor control de la evasión fiscal. Además, esta permite llevar de forma más precisa las estadísticas macroeconómicas del país.
La factura electrónica europea y la Directiva 2014/55/UE
En abril del año 2014, el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea acordaron las directrices de lo que debe ser el estándar de la facturación europea. Este tendrá que cumplirse en todos los países de la comunidad a medio plazo, comenzando por las facturas entre los gobiernos y las empresas privadas. Posteriormente, se tiene previsto la implantación de este estándar en las facturas entre empresas y clientes particulares.
¿Cuáles fueron los motivos para la estandarización de la factura electrónica en Europa?
Cada país de la comunidad había desarrollado su propio sistema de facturación, pero sin dar importancia a la interoperabilidad entre ellos. Se esperaba que, de manera natural, prevaleciera alguno de ellos sobre los demás, para que pudiera ser tomado como estándar. Sin embargo, la facturación europea no terminaba de definirse de esta forma y la interoperabilidad era cada vez más complicada.
Todo esto era un freno en las relaciones económicas transfronterizas, las cuales son imprescindibles para el crecimiento y fortalecimiento de toda la economía en general. De esta forma, la UE tuvo que marcar estas líneas, para encaminar definitivamente la facturación europea en todos los estados miembros.
Elementos principales que debe contener la facturación europea
El primer elemento esencial de una factura electrónica europea es el código identificador de la factura. La e-factura europea también tiene que especificar el periodo de tiempo en el cual se emitió la misma. Además, el vendedor del bien o servicio tiene que estar inequívocamente identificado. No puede faltar tampoco la plena identificación del comprador, así como también del beneficiario del bien o servicio adquirido.
En la factura del sistema de facturación europea tiene que ir identificado el
representante fiscal del vendedor. Si el bien o servicio forma parte de un contrato, este debe estar identificado con su referencia. Además, tiene que especificar los detalles de la entrega y las instrucciones para el pago.
Por último, la factura electrónica europea tiene que tener la información de los cargos y deducciones, partida de la factura, totales generales y la retención impositiva (IVA).
Normativa del sistema de facturación europea EN-16931
El 16 de octubre del año 2017, siguiendo lo que marca la Directiva 2014/55/UE, se acordó la implantación de la norma técnica europea EN-16931. En esta se especifica que la e-factura europea puede ser elaborada con datos estructurados XML del estándar CEFACT/ONU. Pero también puede realizarse con datos UBL del estándar ISO/IEC.
Los países europeos han acordado adoptar la infraestructura PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) con el formato UBL 2.1. Esto ha sido posible gracias a un arduo trabajo, que ha permitido superar una gran cantidad de inconvenientes técnicos y legales.
Es conveniente indicar que en España el formato oficial de las facturas es el XML. Este es el que se usa en la plataforma online Facturae del sistema tributario español. Anteriormente, Facturae era conocido como AEAT-CCI. La plataforma Facturae también está diseñada para procesar datos no estructurados de imágenes de facturas de papel escaneadas y archivos pdf. Para facilitar la lectura digital de tales datos no estructurados, se emplean tecnologías de reconocimiento de información (OCR).
Soluciones digitales del Kit Digital para facturación electrónica
El programa de soluciones digitales Kit Digital dispone de un máximo de 1000 euros para implantar en tu pyme un sistema automático de facturación en formato estructurado. De esta forma, tu pyme podrá emitir un número ilimitado de facturas electrónicas en la plataforma online Facturae. Además, estas soluciones digitales te permitirán enviar por correo electrónico, facturas personalizadas con su logotipo particular. Por otra parte, tu pyme dispondrá de mínimo 1 GB de almacenamiento en la nube, así como también un control de vencimiento de facturas.
Próxima Digital y la facturación electrónica
En Próxima Digital somos Agente Digitalizador Autorizado para implantar las múltiples soluciones digitales que ofrece el plan de subvenciones Kit Digital. Dentro de todas ellas, la implantación de la factura electrónica es un servicio que prestamos para aumentar el nivel de digitalización de las empresas. Sabemos que la facturación electrónica es fundamental para agilizar los procesos e incrementar la productividad.
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