En el ámbito de los negocios, vivimos tiempos en los que seguir siendo competitivo supone adaptarse velozmente a los cambios. En este contexto, automatizar procesos empresariales es clave para agilizar las operaciones, incrementar el rendimiento de la plantilla y aumentar la rentabilidad. De hecho, la automatización es un paso esencial de la transformación digital, pues implica la incorporación de programas y tecnologías innovadoras para agilizar tareas rutinarias. Este proceso elimina el esfuerzo manual requerido para gestionar documentos en papel, para lograr mayor eficiencia y mejores resultados.
Al día de hoy, automatizar procesos no es ningún lujo. Empresas e instituciones llevan a cabo este procedimiento continuamente, con la finalidad de incrementar la productividad, mejorar la experiencia del cliente e invertir adecuadamente su tiempo y sus recursos.
¿En qué consiste automatizar procesos a nivel empresarial?
La automatización de los procesos empresariales, también conocido como BPA, consiste en incorporar y emplear la tecnología para que las organizaciones puedan agilizar sus operaciones. Al automatizar procesos no solo se dinamizan operaciones complejas, sino que, además, se aumentará la eficiencia y se reducirán los costes de forma considerable. De igual manera, estos recursos ordenan tareas repetitivas de elevado volumen ya que permiten mecanizarlas de forma mucho más sencilla y con menos errores.
En efecto, la automatización es crítica para las oficinas actuales, porque reduce significativamente el tiempo y la energía empleada. En paralelo ofrece la oportunidad de enfocarse en objetivos más relevantes y de valor añadido. Con este propósito, estandariza los procesos empresariales comunes, proporciona mayores parámetros de seguridad e impulsa la máxima eficiencia operativa.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar procesos en las empresas?
Al contar con los equipos adecuados, la tarea de automatizar procesos puede ser increíblemente sencilla, sin mencionar los importantes beneficios que puede brindar. Comprender las ventajas que expondremos a continuación ayudará a tu empresa a establecer una base sólida, para implementar adecuadamente un plan de automatización de operaciones.
Reducción de costes
Tal como hemos venido mencionando, al automatizar procesos obtenemos una gran cantidad de beneficios y la reducción de los costes, es uno de ellos. Cada negocio afronta una presión a nivel global con el fin de incrementar su rentabilidad y disminuir los costes es la vía para conseguirlo. No obstante, reducir las capacidades del centro informático, puede crear un impacto negativo en toda la empresa.
Contar con una solución de automatización es una respuesta apropiada e inteligente, tanto para contener como para reducir los gastos. Por ejemplo, una de las funcionalidades que presenta una herramienta CRM (Customer Relationship Management) es el aumento del servicio al cliente o usuario final, mientras se ahorran costes de forma sistemática. Todavía algunos directores no entienden cómo estos recursos reportan este importante beneficio y por eso descartan su uso. Esto también sucede porque ignoran la opción de la computación en la nube con soluciones SaaS (software como servicio) de pago por uso. En la mayoría de los casos, estas resultan económicamente accesibles y escalables, añadiendo más funcionalidades de acuerdo a las crecientes necesidades de la empresa.
Aumento de la productividad
Ciertamente, otro de los beneficios de automatizar procesos y tareas es el incremento de la productividad. A medida que las necesidades de una empresa a nivel tecnológico se incrementan de forma progresiva, este factor se convierte en una mayor preocupación. La disponibilidad de programas como los de ERP (Enterprise Resource Planning) dinamiza la supply chain en entornos industriales y asegura la disponibilidad de materias primas a tiempo. Por otro lado, las soluciones de gestión de recursos humanos permiten al personal de este departamento automatizar tareas rutinarias como la nómina, la activación de beneficios, vacaciones, etc. Así, pueden invertir más tiempo en actividades que agreguen valor a las relaciones laborales y al bienestar de los trabajadores.
Disponibilidad, una ventaja crítica de automatizar procesos
Cada día, las empresas dependen aún más de los ordenadores. Los trámites diarios de forma rutinaria son efectuados mediante sistemas online. Entre ellos, se encuentra la carga de órdenes de compra, instrucciones de montaje, reservas, órdenes de envíos y otros. Por tanto, si un ordenador no se encuentra operativo, la empresa puede verse afectada. En la actualidad, con un volumen de computación en la nube elevado, una simple interrupción en los sistemas críticos puede ocasionar grandes pérdidas de ingresos. Sin contar los importantes daños a la reputación de la empresa que esto implicaría.
Sin duda alguna, uno de los objetivos fundamentales de los departamentos de IT es la disponibilidad en todo momento. En este punto, automatizar procesos es de gran ayuda. Una unidad de disco puede llegar a dañarse, sin embargo, el problema puede complicarse aún más si no se ha realizado un respaldo de seguridad a tiempo. Una de las cualidades que tiene la automatización es la capacidad de gestionar los sistemas de recuperación y guardado. De esta forma, asegura la protección de datos ante posibles desastres potenciales, como la pérdida del disco o daños inadvertidos a los equipos del sistema, que hayan sido causados por un error humano.
Mejora sustancial en la prestación de servicios
Los clientes son uno de los activos más inestimables para tu empresa. Por eso, al automatizar procesos mediante la transformación digital estás demostrando que te preocupas por la experiencia de ellos con tu marca. Sabiendo que la automatización digital elimina las tediosas tareas manuales de tus procesos, puedes centrar tu atención y la de tus trabajadores hacia actividades que proporcionen una interacción atractiva y enriquecedora a tus clientes. Apoyado en soluciones de automatización, tu negocio podrá cumplir sistemáticamente sus objetivos de servicio y garantizar un acceso rápido a los productos que ofrece.
Fomenta la colaboración
En otro orden de ideas, las organizaciones más productivas son aquellas que han hecho un cambio decidido hacia la automatización. No solo para simplificar sus tareas diarias, sino también para fomentar una mejor colaboración entre trabajadores de todas las áreas. Desde esta perspectiva, otra excelente ventaja de automatizar procesos empresariales es mantener la comunicación entre equipos y actualizar a sus integrantes sobre las tareas pendientes. Funcionalidades como estas hacen que la colaboración entre los empleados sea mucho más sencilla y organizada. Además, las soluciones de automatización ayudan a aliviar las frustraciones comunes y proporcionan tiempo para la interacción interpersonal y el intercambio de ideas.
En Proxima Digital hacemos posible automatizar procesos de tu negocio
Esperamos que esta relación de beneficios te haya resultado útil para entender la importancia de incorporar soluciones informáticas y recursos de gestión en tu empresa. Probablemente creas que estas herramientas no están al alcance de tu pequeña o mediana empresa. Con Proxima Digital sí es posible automatizar procesos de tu negocio, ya que estamos capacitados para suministrarte todas las herramientas y servicios contemplados en el programa de ayudas Kit Digital impulsado por el Gobierno:
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