Las organizaciones que necesitan gestionar sus funciones empresariales dentro de un sistema centralizado e integrado utilizan soluciones informáticas de planificación de recursos empresariales o ERP. En especial, las empresas que dependen de una cadena de suministro precisa suelen emplear esta herramienta para ayudar en la articulación de todas las partes móviles de la fabricación y la distribución.
Conoce un poco sobre estas soluciones y de las ventajas que podría proporcionar a tu pequeña o mediana empresa.
¿Qué es un ERP?
La Planificación de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, es un software que se encarga de la gestión e integración de varias tareas operativas dentro de una compañía. En concreto, cubre funciones en el área financiera, de compras, producción, proyectos y recursos humanos, entre otros. La aplicación de esta solución informática tiene el objetivo de proporcionar información exacta y en tiempo real. Esta ayudará a los directores en la toma de decisiones acertadas a nivel empresarial, en base a los datos que genera. Además, un sistema ERP adecuado tiene la capacidad de eliminar datos duplicados y, a su vez, proporcionar integridad al recolectar las informaciones transaccionales compartidas de una compañía, desde diversas fuentes. Las compañías tienen la posibilidad de personalizar y/o ajustar sus necesidades, mediante una selección de software ERP, antes de escoger la solución más adecuada para su negocio.
¿Para qué nos sirve una solución ERP?
Un ERP consiste en un sistema de software único que cumple con las necesidades de los usuarios en temas de finanzas, recursos humanos, almacén, etc. Generalmente, cada una de estas áreas posee un sistema informático propio y optimizado para las formas particulares en las que el área realiza su trabajo. Sin embargo, el ERP unifica cada una de las funciones de estas áreas en un solo programa. El funcionamiento del software integrado se realiza mediante una base de datos única. Esto permite que cada una de estas áreas pueda gestionar la información con una mayor facilidad y la comunicación entre ellas.
Cabe destacar que esta perspectiva integral puede generar un retorno de inversión considerable si las empresas instalan el software ERP de forma adecuada. La mencionada solución supera ampliamente los sistemas informáticos antiguos en cada uno de los departamentos antes mencionados. En este sentido, los sustituye por un paquete único de software unificado, segmentado en varios módulos.
Beneficios de aplicar un ERP en tu empresa
Aproximadamente el 81% de las empresas ya cuentan con un software ERP o se encuentra en proceso de aplicarlo, según los últimos datos estadísticos. Jamás se plantearían aplicar una solución ERP, si dichos sistemas no tuviesen ventajas para sus negocios. Algunos de los beneficios que ofrece ese sistema en el área empresarial, son los siguientes:
Optimización de la eficiencia
Los ERP se encargan de que los procesos empresariales realizados de forma manual sean mucho más sencillos y rápidos. De esta forma, las compañías pueden encargarse de resolver tareas rutinarias. Entre estas: la asignación de actividades a los empleados, control del inventario y de las horas laborales, nómina y generación automática de informes financieros.
Cuando los procesos complejos se encuentren automatizados, el personal de la empresa podrá enfocarse en sus labores principales, lo que incrementa su rendimiento y productividad. Adicionalmente, también proporcionan un acceso veloz a los datos, tanto para los directivos, como para las partes interesadas de la compañía. Los encargados de la toma de decisiones, pueden llevar el control de los indicadores clave de rendimiento de la compañía a nivel general desde el cuadro de mandos. Todos los datos fundamentales pueden generarse en tiempo real.
Aumento del trabajo en equipo
La colaboración entre las distintas áreas laborales es una parte clave y necesaria en una compañía. Desde esta perspectiva, un sistema de planificación de recursos empresariales rompe ese muro que existía entre las áreas de una empresa. Con la información recolectada en una solución ERP consistente y centralizada, cualquier otro departamento puede tener acceso a la información de las demás áreas laborales. En caso de contar con la solución que nos ocupa en la modalidad de software como servicio (SaaS), basado en la nube, la colaboración que existe entre equipos aumenta, porque facilita la comunicación entre varias oficinas en diversos lugares, mediante el uso de Internet.
Reducción de gastos operativos
De igual forma, un sistema ERP puede ayudar a las compañías con el ahorro de gastos a nivel operativo. Esto se debe a que gran parte de las tareas operativas ya se encuentran automatizadas. Por tanto, se pueden predecir o anticipar de forma adecuada, eventuales averías, retrasos e interrupciones. Las tareas más complicadas, pueden ser resueltas de forma más rápida, reduciendo de esta forma, el tiempo de entrega. Asimismo, las empresas pueden optimizar su plantilla, debido a que las soluciones que ofrece este software pueden gestionar diversas tareas cotidianas.
Optimización de la seguridad de datos
Es relevante mencionar que las soluciones ERP incluyen cortafuegos y controles de restricción, para así evitar la vulnerabilidad de datos. El sistema conserva toda la información agrupada en un punto, para controlar con facilidad las entradas de acceso. Por igual, los administradores encargados de la gestión de la información de la compañía pueden otorgar derechos limitados de acceso al personal. De la misma manera, estos responsables pueden deshabilitar el acceso al personal que ha dimitido o fue despedido y otorgarlo a los nuevos empleados.
Otro dato importante acerca de esta solución informática es que permite visualizar la actividad de los usuarios. Así, los administradores podrán detectar cualquier acción no autorizada o patrones sospechosos de actividad en el sistema.
Elabora previsiones precisas y realistas
Las herramientas de elaboración de informes de ERP usan filtros y análisis sofisticados que tienen la capacidad de filtrar las incoherencias de la información. También, el sistema se asegura de que los datos conseguidos se generen en tiempo real. Como dijimos, los informes precisos a nivel empresarial, te ayudarán como director a tomar las mejores decisiones para tu compañía.
Ventajas de contar con un ERP en la nube
Antes que nada, debemos saber que el ERP en la nube es un tipo de implantación que les permite a las empresas disponer de información centralizada, mediante la conexión a internet. En resumen, el proveedor del servicio es el encargado de la fluidez del sistema, además de supervisarlos mediante el backend. Para acceder a dicho sistema, los usuarios solo necesitarán de un nombre de usuario y una contraseña.
En cuanto al coste de inversión, el sistema en la nube tiene un gasto muy inferior al ERP on premise. Únicamente, los usuarios o clientes, estarán sujetos a un gasto mensual, mientras usen el servicio. Las soluciones ERP cloud cuentan con una alta popularidad entre las pymes. Algunas de las ventajas que ofrecen, son:
Un despliegue más veloz
En comparación con el ERP local, la aplicación en la nube no necesita de un hardware adicional, por lo que las empresas no perderán el tiempo en adquirir e instalar infraestructura TI. El tiempo de instalación de este servicio lleva aproximadamente unos 3 a 6 meses. A diferencia del sistema convencional que requiere de al menos 1 año.
Actualizaciones constantes del sistema
La actualización y mantenimiento de la Planificación de Recursos Empresariales en la nube estará a cargo del mismo proveedor. Por lo tanto, puedes estar seguro de contar con el sistema ERP más reciente y actualizado.
Movilidad de alto nivel
Con un ERP en la nube, puedes supervisar tu negocio en cualquier momento y lugar. Al encontrarse basado en la web, podrás ingresar al sistema por medio de los navegadores compatibles. E incluso, acceder a los datos que necesites mediante tu teléfono inteligente o tableta.
ERP forma parte de las soluciones subvencionables por el programa Kit Digital
En efecto, en la categoría “Gestión de procesos”, el programa de ayudas Kit Digital para la digitalización de pymes, subvenciona la implantación de soluciones ERP. Esta es tu gran oportunidad para incorporar dicha herramienta y dinamizar los procesos de tu negocio.
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