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¿Cómo mejorar la productividad de tu pyme?

¿Cómo mejorar la productividad de tu pyme?

La productividad en pequeñas y medianas empresas es un objetivo perseguido por muchos. A estas alturas, a nadie se le escapa la relación que existe entre la productividad laboral, trabajar en equipo y la rentabilidad de un negocio. Ahora bien, ¿cómo mejorar la productividad? ¿Qué soluciones y herramientas tecnológicas lo permiten?

En este artículo te proponemos hacer un repaso por las principales soluciones digitales que están ayudando a pymes y grandes empresas a mejorar la productividad de sus departamentos. Asimismo, te contamos algunos trucos para potenciar el trabajo en equipo. ¡Comenzamos!

Técnicas para mejorar la productividad

Antes de hablar de herramientas tecnológicas destinadas a mejorar la productividad en pequeñas y medianas empresas, permítenos repasar los métodos más aconsejables para lograr este objetivo.

Comunicación eficiente

Las pymes se caracterizan por tener una plantilla reducida. A pesar de esto, a veces no se fomenta la comunicación como es debido. Una falta de entendimiento entre los diferentes integrantes de la organización puede tener consecuencias inesperadas. En el mejor de los casos, el problema será que la misma tarea se complete dos veces.

La solución, además de utilizar plataformas digitales de comunicación, no es otra que fomentar un ambiente colaborativo. Así, todo el mundo se siente impulsado a participar, comparte ideas e informa de sus actividades.

Optimiza los flujos de trabajo

Lo habitual es que ciertas metodologías de trabajo lleven muchos años funcionando bien dentro de la empresa. Con todo, eso no significa que estén completamente optimizadas. Cada cierto tiempo es bueno evaluar si los flujos de trabajo son realmente productivos o no.

Mejorar la productividad con la estandarización de procesos

En este punto tienen mucho que decir las herramientas tecnológicas que a continuación analizaremos. Cuando hablamos de estandarización de procesos nos referimos al uso de los mismos sistemas organizativos en todas las áreas de una empresa. Y también por parte de cada empleado.

Para entender bien la necesidad de establecer sistemas unificados, piensa por un momento en una plantilla de 40 trabajadores. La mitad de ellos utilizan una plataforma para sus reuniones telemáticas y, el resto, otra completamente distinta. Esta situación puede provocar que el 50 % de la plantilla no esté del todo informada de los temas que se han tratado. Sin embargo si el 100 % de la plantilla usa la misma plataforma, se puede iniciar una colaboración rápida.

Automatización ante todo

Las tareas repetitivas son fácilmente automatizables. Esto puede ayudar a tus empleados a sacarle más partido a su jornada laboral atendiendo otras responsabilidades de peso. Asimismo, la gestión automática tiene otro punto a favor y es que está libre de errores humanos. Todos los procesos se ejecutan de la forma más efectiva y precisa.

4 herramientas tecnológicas para mejorar la productividad

En la actualidad las empresas tienen a su disposición una larga lista de soluciones tecnológicas para mejorar la productividad. Conozcamos cuatro de ellas brevemente.

CRM

Administrar los clientes de una empresa no es una tarea simple. Pero, con las herramientas digitales adecuadas, esta labor se efectúa de un modo más eficiente. El uso de programas especializados puede convertir una pesada base de datos en una fuente de información confiable y rápida de consultar.

Uno de los programas más recomendables es CRM Odoo, que integra procesos comerciales y otras gestiones en un único sistema, estandarizando procesos y minimizando el tiempo invertido en la consulta de datos.

ERP

Un ERP es una suite que ayuda a las empresas a optimizar los flujos de trabajo y controlar a fondo todos los procesos. La principal ventaja de esta clase de herramienta digital es que se adapta perfectamente a cualquier negocio. En este sentido, ERP Odoo es una buena solución.

Seguro que te has dado cuenta de que Odoo actúa tanto como ERP y como CRM. Integrar estas dos vertientes en una única plataforma es un acierto seguro.

Canales de venta en línea

Abrir nuevos canales de venta es otra opción que tienen las pymes para mejorar su productividad. No solo aumentan las oportunidades de venta, sino que gestionarlas es mucho más sencillo. Esto te hace aumentar tu facturación, sin que esta vaya asociada a una carga de trabajo desmesurada.

Hay software muy competente en este sector con un precio competitivo. Uno de los que más nos gustan es WordPress junto a su archiconocido plug-in WooCommerce. Su funcionamiento en la nube y el diseño amigable con los buscadores llevarán tus productos más lejos que nunca.

Inteligencia de negocio

Mejorar la productividad también depende de tener todos los datos. La inteligencia de negocio se basa precisamente en eso. Obtiene información valiosa para tu negocio y la expresa en gráficos que permiten evaluar la situación. Este procesamiento de datos tiene una consecuencia positiva en las pymes, y es que así se pierde menos tiempo al tomar decisiones y estas son más acertadas.

Existen distintas plataformas de analítica, pero una que nos encanta es Power BI de Microsoft. Con ella, generar informes y analizar datos críticos procedentes de las diferentes áreas de la empresa es pan comido.

Mejorar la productividad con el Kit Digital

El Kit Digital impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital tiene como finalidad ayudar a las pymes a ser más competitivas. Se han preparado una serie de subvenciones para implementar herramientas tecnológicas. Ya resolvimos las principales dudas que surgen sobre el bono digital. ¿Cuál es el siguiente paso?

Contacta con Próxima Digital, agente digitalizado oficial, para mejorar la productividad de tu empresa. Nosotros nos encargamos de todo. Te asesoramos para que sepas cuáles son las soluciones tecnológicas más adecuadas para tu empresa, las implementamos y te mostramos cómo sacarles partido.

Inteligencia de negocio: cómo ayudan las soluciones BI a las empresas

Inteligencia de negocio: cómo ayudan las soluciones BI a las empresas

Tanto algunos responsables de pymes como algunos autónomos piensan que por el tamaño de sus empresas no necesitan analizar datos. Por tanto, consideran que una solución de inteligencia de negocio o Business Intelligence (BI) no va a añadir mucho valor a su compañía. Esta es una percepción errónea, porque los datos adecuados pueden hacer más competitivas a organizaciones de cualquier tamaño en el ámbito empresarial actual, orientado firmemente a los datos.

Tan importante son estas herramientas que el programa de ayudas Kit Digital, lanzado por el Gobierno, lo incluye como una categoría subvencionable. A continuación, te explicaremos por qué debes considerar la inversión en Business Intelligence como prioridad para tu pequeño o mediano negocio.

¿Qué es la inteligencia de negocio?

En esencia, la inteligencia de negocio es un proceso que permite identificar y analizar los datos de una organización con el objetivo de tomar decisiones empresariales informadas. Visto de este modo, el business intelligence requiere de un conjunto de métodos y tecnologías que apoyan todos los procedimientos implícitos. Desde la manera de organizar y analizar los datos, hasta el modo de comunicar los resultados.

Dicho de otro modo, el BI obtiene información importante de ingentes cantidades de datos para convertirla en información relevante para el negocio. Además de ayudar a tomar decisiones acertadas, puede guiar la optimización de la eficiencia operativa y la mejora de la productividad. Los datos procesados suministran información relevante sobre tendencias de los clientes, hábitos de compra, estadísticas de las compras en línea, entre otros aspectos. Esto puede aportar un considerable valor a cualquier empresa.

Los procesos de la inteligencia de negocio

Por lo general, el business intelligence reúne una serie de procedimientos como la organización de la captación, el almacenamiento y el análisis. Obviamente, también asume la presentación de informes de datos para la generación de ideas. El éxito en la ejecución de una estrategia de inteligencia de negocio requiere de una organización sólida de cómo utilizar los datos de principio a fin.

  • Recopilación de datos. Por supuesto, toda compañía necesita saber cuáles son las fuentes por las que puede captar los datos de los clientes potenciales y activos; así como también cómo organizarlos para facilitar su análisis.
  • Almacenamiento. A menudo, es muy cuantiosa la cantidad de datos relevantes para las organizaciones. Para que resulten útiles, esos datos han de almacenarse en un repositorio al que los colaboradores autorizados puedan acceder de manera fiable. Por ejemplo, una base de datos SQL. El caso es que la solución de almacenamiento siempre debería estar actualizada, de modo que la compañía pueda actuar oportunamente frente a cualquier cambio en los datos.
  • Análisis de datos. La inteligencia de negocio hace énfasis en el análisis descriptivo y de diagnóstico para responder a preguntas sobre en qué situación estuvo la empresa antes. También en qué situación está ahora y por qué está pasando por las circunstancias actuales. En este sentido, las soluciones de BI deben ser capaces de aprovechar el almacenamiento de datos para realizar estos análisis.
  • Informes de datos. En efecto, la recopilación de datos y su análisis no tendrían ningún sentido si no generan informes que muestren las situaciones y variables a los responsables de la toma de decisiones y directores. La solución de inteligencia de negocios debe transmitir claramente datos y perspectivas. De este modo, las personas con menos contacto con el proceso de los datos pueden entenderlos y tomar decisiones en base a estos.

¿Por qué es importante contar con una solución de inteligencia de negocio?

Ya expusimos en forma general cómo beneficia el business intelligence a las empresas. Sin embargo, es necesario explicar un poco más cómo mejoran algunos aspectos específicos de las organizaciones al implementar esta herramienta:

Incrementa la inteligencia competitiva

Ciertamente, la inteligencia de negocio impulsa las ventajas competitivas de la empresa mediante el empleo eficaz de los datos para transformarlos en información procesable. Las herramientas de BI hacen accesible los datos a los usuarios autorizados y facilita la interacción con la inteligencia competitiva desde un almacén de datos seguro y centralizado. De esta manera, las organizaciones podrán tomar decisiones más acertadas disponiendo de la información rápida y eficazmente.

Potencia la inteligencia de mercado

Aparte de mejorar la inteligencia competitiva, las soluciones de business intelligence también facilitan la obtención de inteligencia de mercado. Precisamente porque las herramientas BI pueden analizar mucho mejor los datos. Estas funciones incluyen identificar los conocimientos de los clientes, seguir el comportamiento de estos y sus patrones de compra y hasta predecir tendencias del mercado.

Una vez que dicha información esté disponible desde una fuente centralizada, las empresas podrán adaptarse mejor a los cambios del mercado. Esto significará una planificación adecuada de la producción y una reducción de las pérdidas.

La inteligencia de negocio permite la integración de datos

Aún son muchas las empresas que almacenan sus datos de diversas maneras y en distintas soluciones. Esto hace más complejo el análisis de datos y la elaboración de informes. Al disponer de una solución de inteligencia de negocio es posible disminuir todas las dificultades que implica tener datos bloqueados en diferentes aplicaciones y hojas de cálculo. En concreto, los recursos de BI integran todos los datos disponibles en las organizaciones en distintas fuentes. De esta forma, permiten aprovechar estos datos en tiempo real para proporcionar una visión más sólida del negocio.

Permite obtener un mayor conocimiento sobre el cliente

Y cuando decimos que una solución BI gestionada de forma centralizada puede integrar todos los datos de la empresa incluimos la información sobre los clientes. En este sentido, la herramienta puede rastrear los datos almacenados en la solución CRM y del email marketing. Más aún, ubica la información de las interacciones con el sitio web y de las campañas en las redes sociales. Todo ello puede gestionarse y visualizarse de manera holística desde un panel de control unificado.

Esta capacidad de las soluciones de inteligencia de negocio es crítica para las empresas que gestionan la comunicación con sus clientes mediante la multicanalidad. Por consiguiente, estudiar los datos proporcionados por la solución de BI ayuda a mejorar y llevar al siguiente nivel la relación de las empresas con sus clientes. No sólo mediante las redes sociales y la comunicación de marketing, sino afianzando el contacto directo y recíproco.

Personaliza la estrategia de ventas B2B

Efectivamente, en las empresas B2B los equipos de ventas y marketing necesitan entender el negocio de sus clientes potenciales. Por ejemplo, conocer su propósito, volúmenes de ventas anuales, competidores, políticas comerciales, fusiones, etc. Las soluciones de inteligencia de negocio suministran estos y muchos otros datos de la empresa objetivo. Esta investigación aportará al equipo de ventas información suficiente para estudiar y preparar los argumentos de ventas. De tal modo, es más sencillo elegir la técnica de ventas adecuadas para convertir a lead o cerrar el trato rápidamente en casos específicos.

Estimar el ROI de las estrategias de marketing

Por otro lado, las herramientas de BI son indispensables para ayudar a las pequeñas empresas a calcular el ROI de sus esfuerzos de marketing. La inteligencia de negocio es capaz de generar informes analíticos fundamentados en datos, análisis y hechos; no en suposiciones o percepciones subjetivas.

En sí, las soluciones que nos ocupan proporcionan toda la información del mercado que necesitas para decidir en qué canales de marketing invertir, lo que deriva en una optimización conveniente del presupuesto para este fin.

Próxima Digital provee soluciones de inteligencia de negocios mediante el Kit Digital

Como planteamos al principio, la inteligencia de negocio es parte de las soluciones subvencionables por el programa de ayudas Kit Digital. Y como Agente Digitalizador Adherido a esta iniciativa, en Próxima Digital estamos en capacitados para proveerte este y todos los recursos contemplados en el mencionado plan. También te apoyamos y respaldamos en todo el proceso de solicitud de tu “bono digital”. ¡Contáctanos ahora!

Odoo, el CRM de código abierto número uno en el mundo

Odoo, el CRM de código abierto número uno en el mundo

La gestión de clientes es un aspecto en el que muchas pymes necesitan mejorar. A veces los datos no están bien organizados y como consecuencia no se les saca todo el partido. Los CRM son una buena solución para poner orden. Aunque las soluciones comerciales han ganado terreno, existe una alternativa open source para la gestión de procesos y clientes. Nos referimos a Odoo, el CRM de código abierto número uno en todo el mundo.

¿Qué es Odoo exactamente? ¿Cuáles son sus características principales? ¿Puede tu pyme sacarle partido a su sistema de gestión de clientes? En los siguientes apartados vamos a resolver todas tus dudas con respecto a este CRM open source. Te explicamos cómo mejora la gestión de procesos y clientes gracias a su módulo ERP y CRM. Si lo quieres saber todo sobre esta herramienta, quédate con nosotros.

¿Qué es Odoo y para qué sirve?

Odoo es un CRM y ERP de código abierto. Por lo tanto, se trata de un software pensado para la gestión de clientes y la gestión de procesos dentro de las empresas. Estamos ante una solución open source, es decir, de código abierto. Tal y como pasa con otras herramientas similares, como WordPress, dispone de una versión para la comunidad y una empresarial, con servicios comerciales proporcionados por una empresa belga denominada Odoo S.A.

Odoo cuenta con más de 40 módulos que te permiten optimizar tu pyme en ámbitos diversos. Ya hemos citado la gestión de clientes, ya que cuenta con un módulo de CRM. También la gestión de procesos, gracias al módulo ERP. No obstante, Odoo también sirve para:

  • Gestión de proyectos.
  • Sistema de gestión de almacenes.
  • Manufactura.
  • Gestión de activos.
  • Hojas de horas.
  • Atención al cliente.
  • Comercio electrónico.
  • Contabilidad analítica y financiera.
  • Puntos de venta.
  • Diseño web.
  • Gestión de recursos humanos.
  • Gestión de inventario.
  • Ayuda técnica.
  • Campañas de marketing.

Como puedes ver, se trata de una plataforma completa que suple un sinfín de necesidades dentro de las empresas gracias a su configuración modular. Ahora bien, ¿cuáles son sus principales ventajas? Veamos.

Beneficios de utilizar Odoo en una pyme

A continuación, repasamos algunas de las ventajas de Odoo dentro de las empresas, incluso cuando se trata de pymes.

Herramienta integradora

Los responsables de Odoo destacan que esta es una herramienta integradora. ¿Por qué? La mayoría de empresas caen en el error de usar una larga lista de aplicaciones para gestionar sus departamentos. No obstante, gracias a este CRM podrás gestionar las fichas de cliente en una plataforma moderna, a la vez que diseñas campañas de marketing y das soporte técnico a tus clientes. Entre sus módulos encontrarás prácticamente cualquier solución para tu negocio, evitando saltar entre diversas herramientas, ganando tiempo y siendo más productivo.

Es de código abierto

Cuando una aplicación es de código abierto u open source es más fácil confiar en ella. Al fin y al cabo, su código es público y puede ser auditado en cualquier momento. Incluso si en algún momento la compañía desarrolladora deja de dar soporte, algo que podría ocurrir, la comunidad podría hacerse cargo del proyecto.

Odoo: una comunidad enorme

Que Odoo cuente con 7 millones de usuarios lo convierte en el CRM de código abierto más usado del mundo, y esa gran comunidad está ahí para ayudarte cuando más lo necesitas. En la página web oficial de Odoo encontrarás un sinfín de documentación para que resuelvas todas tus dudas con respecto a sus módulos e integraciones.

Justo las aplicaciones que necesitas

Las aplicaciones que incluye el paquete de Odoo son muy numerosas. Ya te hemos ido haciendo algunos apuntes a lo largo de todo el artículo. Ofrece módulos para finanzas, con facturación, gastos y hojas de cálculo para el BI. En ventas es posible integrar el CRM, un punto de venta o un conector con Amazon. También es capaz de crear foros, páginas web, tiendas en línea y plataformas de e-learning. Y estos son tan solo algunos ejemplos.

Hablemos de la modularidad de Odoo. ¿A qué nos referimos? Este CRM te permite activar únicamente aquellas soluciones que tu empresa realmente necesita. Así disfrutarás de una plataforma de administración más cómoda, sin opciones superfluas para tu pyme, y pagarás solo por los servicios que necesitas. Por supuesto, en el momento que necesites escalar tu negocio tan solo debes agregar los módulos necesarios.

Puedes probarlo gratis

Finalmente, para los que todavía no se han convencido del potencial de Odoo, es bueno explicar que existe una forma de probarlo gratuitamente. Lo único que hay que hacer es dirigirse a su página web oficial y hacer clic en el botón «Pruébalo gratis». Introduce la información requerida sobre tu empresa y comienza a disfrutar de las funciones de Odoo.

CRM y gestión de clientes con el Kit Digital

El Kit Digital impulsado por el Gobierno para acelerar la transformación digital en las pymes contempla una categoría específica para los CRM, la gestión de clientes y los ERP. En Próxima Digital contamos con un equipo de expertos en esta clase de soluciones tecnológicas. Por si fuera poco, somos agentes digitalizadores autorizados por el programa Acelera Pyme. Así que no solo te ayudamos a mejorar la productividad de tu empresa con software como Odoo, sino que te acompañamos en la solicitud de las ayudas.

BI y analítica: la importancia de la inteligencia de negocio

BI y analítica: la importancia de la inteligencia de negocio

La BI (Business Intelligence) o inteligencia de negocio es un concepto que te interesa si deseas mejorar la toma de decisiones en tu empresa. Sin importar cuál sea el tamaño de tu negocio, incluso si se trata de una pyme, el Big Data y soluciones como Power BI de Microsoft son útiles para aumentar su rentabilidad. En este artículo te lo explicamos todo con respecto a la BI y analítica. Te mostramos exactamente qué son estos conceptos y por qué deberías tenerlos muy en cuenta para mejorar tu negocio. Además, te hablamos brevemente acerca de Power BI, la solución de inteligencia de negocio proporcionada por Microsoft.

BI y analítica: ¿qué son exactamente?

La BI y analitica son dos conceptos estrechamente relacionados. La inteligencia de negocio, BI o Business Intelligence es una técnica que combina diversas herramientas para ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones, siempre basadas en datos fiables. Si llevamos esta explicación a la práctica, una compañía logra tener una vista generalizada de su funcionamiento gracias al Big Data, o lo que es lo mismo, a todos los datos que ha almacenado y procesado, provenientes de distintas fuentes.

El resultado de contar una visión óptima de la información se traduce en una dirección de la empresa más eficaz. Si utilizamos una comparación, tomar decisiones sin haber aplicado técnicas de BI y analítica podría compararse a desplazarnos por una vivienda que no conocemos completamente a oscuras. Si queremos ir de una estancia a otra, a veces nuestras decisiones serán acertadas y otras veces no. Aplicar inteligencia de negocio en una empresa es como encender todas las luces de la casa: permite escoger el camino entre dos puntos más rápido y evitar los posibles obstáculos del camino.

En resumidas cuentas, la BI y analítica arrojan luz con datos certeros para dirigir un negocio con las mejores decisiones. Contar con toda esta información es imprescindible para determinar el rumbo, eliminar ineficiencias y adaptarse velozmente a los eventuales cambios del mercado.

Cuatro características de la BI y analítica que debes conocer

La inteligencia de negocio, tal y como la conocemos hoy en día, ofrece beneficios notables a aquellas compañías que la aplican. Estos cuatro rasgos de esta técnica ponen al descubierto sus ventajas.

Consultas rápidas para obtener información en cualquier momento

Las herramientas de Business Intelligence incluyen sistemas de consulta para que cualquier usuario obtenga la información que necesita en el momento adecuado. Estas solicitudes se pueden expresar con un lenguaje natural.

Recopilación de datos

La inteligencia de negocio se basa, principalmente, en la recolección de datos obtenidos desde distintas fuentes. Estos luego se analizan y se preparan para el análisis.

Estadísticas y gráficos

Las estadísticas y los gráficos son la esencia de la BI y la analítica. Son modelos gráficos para visualizar la información y se pueden personalizar con infinidad de variables para ajustarlos a las necesidades del negocio.

Informes para sacar las conclusiones más acertadas

Los informes generados por las herramientas de inteligencia de negocio sirven para que el equipo directivo o los responsables de departamento saquen sus propias conclusiones con respecto a un asunto.

Power BI y analítica de la mano de Microsoft

Power BI es una herramienta de Business Intelligence desarrollada por Microsoft para que los negocios puedan sacarle más partido al Big Data. ¿Cuáles son sus características principales? Aquí tienes algunos de sus puntos fuertes:

  • Power BI es una plataforma pensada para la conectividad. Con ella es posible generar informes con diseño fijo y paginados. Asimismo, permite un análisis unificado en autoservicio con potentes modelos semánticos. Esto facilita mucho la consulta de la información y la obtención de los datos más oportunos en cualquier momento.
  • Acceso desde aplicaciones móviles. No cabe duda de que contar con acceso desde teléfonos inteligentes es necesario, especialmente en un momento en el que se ha implementado el trabajo híbrido en muchas empresas como consecuencia de la pandemia.
  • Inteligencia artificial para obtener respuestas rápidas. Esto proporciona conocimientos más profundos y útiles. El efecto que esto tiene dentro de una empresa es evidente: el negocio se vuelve más competitivo que el de la competencia. Gracias a la IA, también se logran modelos de aprendizaje automáticos y se mejora la inteligencia de negocio con unas decisiones más rápidas y acertadas.
  • Usa las herramientas de Office con Power BI. Como se trata de un software desarrollado por Microsoft, cuenta con una alta compatibilidad con otras plataformas de la compañía, como Excel. La conexión entre ambas utilidades simplifica la importación de datos o la conexión con bases de datos.
  • Una producción más fiable. Gracias al BI y analítica que proporciona Power BI, las empresas pueden controlar con mayor acierto aspectos clave de su negocio, como la producción. Por si todo esto fuera poco, allana el camino para convertir los datos en flujos automáticos y aplicaciones.
  • Todo pasa en tiempo real. Un cambio de rumbo radical a veces es necesario. Esto únicamente se logra si se cuenta con la información necesaria.

Como has podido comprobar, las oportunidades que genera una herramienta como esta son cada vez mayores. Así que la única duda que queda por resolver es si está tu empresa preparada para implementar la Business Intelligence y la analítica de negocio. Afortunadamente, ahora dar este paso es mucho más fácil.

BI y analítica en tu empresa gracias a Kit Digital

El Kit Digital impulsado por el Gobierno para acelerar la transformación digital de las pymes también incluye subvenciones para el servicio de BI y analítica. En Proxima Digital tenemos un equipo experto en Power BI de Microsoft, una solución de análisis de datos perfecta para mejorar la toma de decisiones dentro de tu empresa. Gracias a ella, es posible generar informes completos y dirigir el rumbo de tu negocio con mayor acierto. Contacta ahora con nosotros para informarte acerca de estas soluciones, descubrir cómo pueden ayudar a las pymes y beneficiarte de hasta 4000 euros de subvenciones públicas.

Todo lo que debes conocer sobre la factura electrónica europea

Todo lo que debes conocer sobre la factura electrónica europea

Una factura electrónica es un comprobante digital de la transacción de un bien o servicio, por el cual se ha recibido una cantidad de dinero. La factura electrónica, también conocida como e-factura, es la evolución de la tradicional factura de papel, gracias a los avances de las tecnologías informáticas modernas.

Ventajas de la factura electrónica con relación a la de papel

La e-factura no genera gastos en tinta ni papel. Además el envío, recepción, organización y conservación de las facturas en formato digital es un proceso automático muy rápido. Por tanto, los errores humanos se han reducido al mínimo. Por otra parte, el volumen y el peso que ocupan las facturas de papel es muy grande, en contraste a un disco de almacenamiento informático. Finalmente, una factura electrónica puede buscarse o enviarse desde cualquier parte del mundo, gracias a las redes informáticas y a la tecnología en la nube.

Muy pocas personas dudan hoy en día de estas ventajas. Sin embargo, muchas microempresas todavía continúan con las tradicionales facturas de papel. Esto se debe al precio del sistema de facturación, necesario para implantar la factura digital, y el relativo bajo volumen de transacciones de las microempresas.

Los gobiernos se ven beneficiados grandemente de la factura electrónica, ya que ha permitido un mayor control de la evasión fiscal. Además, esta permite llevar de forma más precisa las estadísticas macroeconómicas del país.

La factura electrónica europea y la Directiva 2014/55/UE

En abril del año 2014, el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea acordaron las directrices de lo que debe ser el estándar de la facturación europea. Este tendrá que cumplirse en todos los países de la comunidad a medio plazo, comenzando por las facturas entre los gobiernos y las empresas privadas. Posteriormente, se tiene previsto la implantación de este estándar en las facturas entre empresas y clientes particulares.

¿Cuáles fueron los motivos para la estandarización de la factura electrónica en Europa?

Cada país de la comunidad había desarrollado su propio sistema de facturación, pero sin dar importancia a la interoperabilidad entre ellos. Se esperaba que, de manera natural, prevaleciera alguno de ellos sobre los demás, para que pudiera ser tomado como estándar. Sin embargo, la facturación europea no terminaba de definirse de esta forma y la interoperabilidad era cada vez más complicada.

Todo esto era un freno en las relaciones económicas transfronterizas, las cuales son imprescindibles para el crecimiento y fortalecimiento de toda la economía en general. De esta forma, la UE tuvo que marcar estas líneas, para encaminar definitivamente la facturación europea en todos los estados miembros.

Elementos principales que debe contener la facturación europea

El primer elemento esencial de una factura electrónica europea es el código identificador de la factura. La e-factura europea también tiene que especificar el periodo de tiempo en el cual se emitió la misma. Además, el vendedor del bien o servicio tiene que estar inequívocamente identificado. No puede faltar tampoco la plena identificación del comprador, así como también del beneficiario del bien o servicio adquirido.

En la factura del sistema de facturación europea tiene que ir identificado el
representante fiscal del vendedor. Si el bien o servicio forma parte de un contrato, este debe estar identificado con su referencia. Además, tiene que especificar los detalles de la entrega y las instrucciones para el pago.

Por último, la factura electrónica europea tiene que tener la información de los cargos y deducciones, partida de la factura, totales generales y la retención impositiva (IVA).

Normativa del sistema de facturación europea EN-16931

El 16 de octubre del año 2017, siguiendo lo que marca la Directiva 2014/55/UE, se acordó la implantación de la norma técnica europea EN-16931. En esta se especifica que la e-factura europea puede ser elaborada con datos estructurados XML del estándar CEFACT/ONU. Pero también puede realizarse con datos UBL del estándar ISO/IEC.

Los países europeos han acordado adoptar la infraestructura PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) con el formato UBL 2.1. Esto ha sido posible gracias a un arduo trabajo, que ha permitido superar una gran cantidad de inconvenientes técnicos y legales.

Es conveniente indicar que en España el formato oficial de las facturas es el XML. Este es el que se usa en la plataforma online Facturae del sistema tributario español. Anteriormente, Facturae era conocido como AEAT-CCI. La plataforma Facturae también está diseñada para procesar datos no estructurados de imágenes de facturas de papel escaneadas y archivos pdf. Para facilitar la lectura digital de tales datos no estructurados, se emplean tecnologías de reconocimiento de información (OCR).

Soluciones digitales del Kit Digital para facturación electrónica

El programa de soluciones digitales Kit Digital dispone de un máximo de 1000 euros para implantar en tu pyme un sistema automático de facturación en formato estructurado. De esta forma, tu pyme podrá emitir un número ilimitado de facturas electrónicas en la plataforma online Facturae. Además, estas soluciones digitales te permitirán enviar por correo electrónico, facturas personalizadas con su logotipo particular. Por otra parte, tu pyme dispondrá de mínimo 1 GB de almacenamiento en la nube, así como también un control de vencimiento de facturas.

Próxima Digital y la facturación electrónica

En Próxima Digital somos Agente Digitalizador Autorizado para implantar las múltiples soluciones digitales que ofrece el plan de subvenciones Kit Digital. Dentro de todas ellas, la implantación de la factura electrónica es un servicio que prestamos para aumentar el nivel de digitalización de las empresas. Sabemos que la facturación electrónica es fundamental para agilizar los procesos e incrementar la productividad.

Contacta con nosotros y te ayudaremos a implantar la Factura Electrónica en tu empresa gracias al programa Kit Digital.

Todo lo que debes saber sobre las soluciones de Business Intelligence

Todo lo que debes saber sobre las soluciones de Business Intelligence

El Business Intelligence (BI) está en auge porque brinda a las empresas, sin importar su tamaño, estupendas posibilidades de gestión, lo que por supuesto incide de manera significativa en el alcance de sus objetivos. Por ello, es posible decir que hoy en día el BI es parte muy importante en el crecimiento de cualquier negocio.

Aunque se trata de un concepto que nació en la década de los 60, no muchas empresas lo han entendido y aprovechado. Es recientemente cuando se ha dado a conocer su utilidad. 

Y, es que, la implementación de soluciones de Business Intelligence marca la diferencia a la hora de que el negocio destaque en el competitivo mercado actual.

¿Qué es el Business Intelligence?

Business Intelligence no es otra cosa que, de acuerdo a su significado en español, Inteligencia de negocios. También conocido como Inteligencia comercial o Inteligencia empresarial, la cual forma parte indispensable de las empresas exitosas.

Es un sistema que se fundamenta en el análisis de datos internos de una empresa. Asimismo, en el de datos externos, vinculados de alguna manera con el negocio. Todo con el propósito de optimizar la toma de decisiones.

Este sistema consiste en un conjunto de soluciones, que brinda importantes beneficios a partir de la aplicación pertinente de las diversas herramientas (software) con que cuenta BI. Estas permiten tener una base de datos integral, continuamente alimentada con datos actualizados.

Y, desde el análisis de los datos, obtener y compartir información valiosa, mediante la presentación de informes acordes con las necesidades de la empresa. Información que sirve de guía a los responsables en la toma de las mejores decisiones. Por tanto, el negocio sin duda será más fructífero.

Utilizar Business Intelligence aporta importantes ventajas

Incorporar el Business Intelligence a tu negocio le otorga grandes ventajas, que permiten entender a tiempo cómo fluye el mercado y tomar las decisiones más acertadas para destacar entre la competencia. Veamos algunas de esas ventajas:

  • El análisis de datos e información interna y externa, obtenida de diferentes fuentes e integrada en una misma base de datos.
  • El análisis comparativo de datos e información pasada, pudiendo así evaluar la evolución histórica del desarrollo empresarial y/o del mercado.
  • Conocer patrones y tendencias, problemas y riesgos, que pudieran pasar desapercibidos en análisis tradicionales.
  • Obtener una amplia variedad de informes. Estos pueden ser predefinidos o con características especiales, compartidos o no, de acuerdo a los requerimientos de la empresa.
  • Obtener información precisa y de mayor calidad, presentada de forma clara, detallada y comprensible para todos los involucrados en la toma de decisiones.
  • Obtener y/o hacer proyecciones sobre la base del análisis de datos e información obtenida.
  • Planificar con mayor precisión y en menor tiempo las estrategias a seguir. Con base en el estudio de los reportes obtenidos, mejorando así la eficiencia operativa.
  • Incrementar la satisfacción de los clientes y empleados, y en consecuencia, la de los accionistas.
  • Incrementar los ingresos e inclusive reducir costes por la toma de mejores decisiones.

Las soluciones que ofrece Business Intelligence

Ante el reto que representa mantenerse en la competencia de mercado, las empresas deben adaptarse a la transformación digital de esta época, lo cual les otorga la oportunidad de permanecer e, inclusive, destacarse en el campo en que se desempeñan.

En tal sentido, la Inteligencia empresarial cuenta con una diversidad de soluciones o herramientas, que están en constante evolución para ajustarse a las necesidades empresariales comunes y particulares, en correspondencia con el mercado actual. Ellas pueden ser agrupadas en las siguientes categorías:

Gestión de datos

Estas soluciones son conocidas también como Data Management Tools. Además, ellas depuran y estandarizan los datos obtenidos de diferentes fuentes para extraerlos y transformarlos. Esto con el fin de incorporarlos a la base de datos de la empresa para su posterior análisis.

Descubrimiento de datos

También reciben el nombre de Data Discovery Tools. Su función es aplicar técnicas de análisis y análisis predictivo, entre las que se encuentran el Big Data y el Machine Learning.

Para ello recopilan y combinan datos de diferentes fuentes y tiempos, con el objetivo de identificar oportunidades y riesgos, entre otros aspectos.

Entrega de información

Conocida esta categoría como soluciones Reporting Tools. Se trata del grupo de herramientas que se encarga de mostrar la información obtenida mediante el análisis de datos.

La misma es presentada de manera gráfica para facilitar su visualización y comprensión. Incorporándola, de ser necesario, al Cuadro de mando para comparar con los indicadores claves de rendimiento (KPI) el desempeño de los proyectos. Por tanto, se puede evaluar la situación empresarial, en tiempo real.

Cabe señalar que, en el mercado actual, es posible encontrar diversas y buenas soluciones de Business Intelligence. Incluso, algunas provenientes de grandes empresas de software y otras de empresas no tan conocidas, cuyo trabajo está a la altura de las primeras.

Entre las soluciones que puedes encontrar en el mercado, algunas de ellas gratuitas, podemos mencionarte: Google Data Studio, Google Analitytics, Microsoft Power BI, Microsoft Dynamics, Qlik, QlikView, Tableau Public, SAP Business Intelligence, IBM Cognos Analytics, Oracle Business Intelligence, Factorial HR: Informes de análisis, Clear Analytics.

El Kit Digital cubre las soluciones BI

En Proxima Digital somos expertos en Power BI de Microsoft, una solución de Business Intelligence con una interfaz muy sencilla que permite proporcionar visualizaciones interactivas y capacidades de inteligencia empresarial. ¿Sabes que podríamos ofrecerte esta herramienta sin ningún tipo de coste para ti? Descubre más sobre el programa Kit Digital y no esperes más para solicitar tu bono digital. ¡Contáctanos y te informaremos de todos los detalles!