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Todo lo que debes conocer sobre la factura electrónica europea

Todo lo que debes conocer sobre la factura electrónica europea

Una factura electrónica es un comprobante digital de la transacción de un bien o servicio, por el cual se ha recibido una cantidad de dinero. La factura electrónica, también conocida como e-factura, es la evolución de la tradicional factura de papel, gracias a los avances de las tecnologías informáticas modernas.

Ventajas de la factura electrónica con relación a la de papel

La e-factura no genera gastos en tinta ni papel. Además el envío, recepción, organización y conservación de las facturas en formato digital es un proceso automático muy rápido. Por tanto, los errores humanos se han reducido al mínimo. Por otra parte, el volumen y el peso que ocupan las facturas de papel es muy grande, en contraste a un disco de almacenamiento informático. Finalmente, una factura electrónica puede buscarse o enviarse desde cualquier parte del mundo, gracias a las redes informáticas y a la tecnología en la nube.

Muy pocas personas dudan hoy en día de estas ventajas. Sin embargo, muchas microempresas todavía continúan con las tradicionales facturas de papel. Esto se debe al precio del sistema de facturación, necesario para implantar la factura digital, y el relativo bajo volumen de transacciones de las microempresas.

Los gobiernos se ven beneficiados grandemente de la factura electrónica, ya que ha permitido un mayor control de la evasión fiscal. Además, esta permite llevar de forma más precisa las estadísticas macroeconómicas del país.

La factura electrónica europea y la Directiva 2014/55/UE

En abril del año 2014, el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea acordaron las directrices de lo que debe ser el estándar de la facturación europea. Este tendrá que cumplirse en todos los países de la comunidad a medio plazo, comenzando por las facturas entre los gobiernos y las empresas privadas. Posteriormente, se tiene previsto la implantación de este estándar en las facturas entre empresas y clientes particulares.

¿Cuáles fueron los motivos para la estandarización de la factura electrónica en Europa?

Cada país de la comunidad había desarrollado su propio sistema de facturación, pero sin dar importancia a la interoperabilidad entre ellos. Se esperaba que, de manera natural, prevaleciera alguno de ellos sobre los demás, para que pudiera ser tomado como estándar. Sin embargo, la facturación europea no terminaba de definirse de esta forma y la interoperabilidad era cada vez más complicada.

Todo esto era un freno en las relaciones económicas transfronterizas, las cuales son imprescindibles para el crecimiento y fortalecimiento de toda la economía en general. De esta forma, la UE tuvo que marcar estas líneas, para encaminar definitivamente la facturación europea en todos los estados miembros.

Elementos principales que debe contener la facturación europea

El primer elemento esencial de una factura electrónica europea es el código identificador de la factura. La e-factura europea también tiene que especificar el periodo de tiempo en el cual se emitió la misma. Además, el vendedor del bien o servicio tiene que estar inequívocamente identificado. No puede faltar tampoco la plena identificación del comprador, así como también del beneficiario del bien o servicio adquirido.

En la factura del sistema de facturación europea tiene que ir identificado el
representante fiscal del vendedor. Si el bien o servicio forma parte de un contrato, este debe estar identificado con su referencia. Además, tiene que especificar los detalles de la entrega y las instrucciones para el pago.

Por último, la factura electrónica europea tiene que tener la información de los cargos y deducciones, partida de la factura, totales generales y la retención impositiva (IVA).

Normativa del sistema de facturación europea EN-16931

El 16 de octubre del año 2017, siguiendo lo que marca la Directiva 2014/55/UE, se acordó la implantación de la norma técnica europea EN-16931. En esta se especifica que la e-factura europea puede ser elaborada con datos estructurados XML del estándar CEFACT/ONU. Pero también puede realizarse con datos UBL del estándar ISO/IEC.

Los países europeos han acordado adoptar la infraestructura PEPPOL (Pan European Public Procurement Online) con el formato UBL 2.1. Esto ha sido posible gracias a un arduo trabajo, que ha permitido superar una gran cantidad de inconvenientes técnicos y legales.

Es conveniente indicar que en España el formato oficial de las facturas es el XML. Este es el que se usa en la plataforma online Facturae del sistema tributario español. Anteriormente, Facturae era conocido como AEAT-CCI. La plataforma Facturae también está diseñada para procesar datos no estructurados de imágenes de facturas de papel escaneadas y archivos pdf. Para facilitar la lectura digital de tales datos no estructurados, se emplean tecnologías de reconocimiento de información (OCR).

Soluciones digitales del Kit Digital para facturación electrónica

El programa de soluciones digitales Kit Digital dispone de un máximo de 1000 euros para implantar en tu pyme un sistema automático de facturación en formato estructurado. De esta forma, tu pyme podrá emitir un número ilimitado de facturas electrónicas en la plataforma online Facturae. Además, estas soluciones digitales te permitirán enviar por correo electrónico, facturas personalizadas con su logotipo particular. Por otra parte, tu pyme dispondrá de mínimo 1 GB de almacenamiento en la nube, así como también un control de vencimiento de facturas.

Próxima Digital y la facturación electrónica

En Próxima Digital somos Agente Digitalizador Autorizado para implantar las múltiples soluciones digitales que ofrece el plan de subvenciones Kit Digital. Dentro de todas ellas, la implantación de la factura electrónica es un servicio que prestamos para aumentar el nivel de digitalización de las empresas. Sabemos que la facturación electrónica es fundamental para agilizar los procesos e incrementar la productividad.

Contacta con nosotros y te ayudaremos a implantar la Factura Electrónica en tu empresa gracias al programa Kit Digital.

¿Por qué necesita un ERP una empresa? Temas importantes a considerar

¿Por qué necesita un ERP una empresa? Temas importantes a considerar

Las organizaciones que necesitan gestionar sus funciones empresariales dentro de un sistema centralizado e integrado utilizan soluciones informáticas de planificación de recursos empresariales o ERP. En especial, las empresas que dependen de una cadena de suministro precisa suelen emplear esta herramienta para ayudar en la articulación de todas las partes móviles de la fabricación y la distribución.

Conoce un poco sobre estas soluciones y de las ventajas que podría proporcionar a tu pequeña o mediana empresa.

¿Qué es un ERP?

La Planificación de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, es un software que se encarga de la gestión e integración de varias tareas operativas dentro de una compañía. En concreto, cubre funciones en el área financiera, de compras, producción, proyectos y recursos humanos, entre otros. La aplicación de esta solución informática tiene el objetivo de proporcionar información exacta y en tiempo real. Esta ayudará a los directores en la toma de decisiones acertadas a nivel empresarial, en base a los datos que genera. Además, un sistema ERP adecuado tiene la capacidad de eliminar datos duplicados y, a su vez, proporcionar integridad al recolectar las informaciones transaccionales compartidas de una compañía, desde diversas fuentes. Las compañías tienen la posibilidad de personalizar y/o ajustar sus necesidades, mediante una selección de software ERP, antes de escoger la solución más adecuada para su negocio.

¿Para qué nos sirve una solución ERP?

Un ERP consiste en un sistema de software único que cumple con las necesidades de los usuarios en temas de finanzas, recursos humanos, almacén, etc. Generalmente, cada una de estas áreas posee un sistema informático propio y optimizado para las formas particulares en las que el área realiza su trabajo. Sin embargo, el ERP unifica cada una de las funciones de estas áreas en un solo programa. El funcionamiento del software integrado se realiza mediante una base de datos única. Esto permite que cada una de estas áreas pueda gestionar la información con una mayor facilidad y la comunicación entre ellas.

Cabe destacar que esta perspectiva integral puede generar un retorno de inversión considerable si las empresas instalan el software ERP de forma adecuada. La mencionada solución supera ampliamente los sistemas informáticos antiguos en cada uno de los departamentos antes mencionados. En este sentido, los sustituye por un paquete único de software unificado, segmentado en varios módulos.

Beneficios de aplicar un ERP en tu empresa

Aproximadamente el 81% de las empresas ya cuentan con un software ERP o se encuentra en proceso de aplicarlo, según los últimos datos estadísticos. Jamás se plantearían aplicar una solución ERP, si dichos sistemas no tuviesen ventajas para sus negocios. Algunos de los beneficios que ofrece ese sistema en el área empresarial, son los siguientes:

Optimización de la eficiencia

Los ERP se encargan de que los procesos empresariales realizados de forma manual sean mucho más sencillos y rápidos. De esta forma, las compañías pueden encargarse de resolver tareas rutinarias. Entre estas: la asignación de actividades a los empleados, control del inventario y de las horas laborales, nómina y generación automática de informes financieros.

Cuando los procesos complejos se encuentren automatizados, el personal de la empresa podrá enfocarse en sus labores principales, lo que incrementa su rendimiento y productividad. Adicionalmente, también proporcionan un acceso veloz a los datos, tanto para los directivos, como para las partes interesadas de la compañía. Los encargados de la toma de decisiones, pueden llevar el control de los indicadores clave de rendimiento de la compañía a nivel general desde el cuadro de mandos. Todos los datos fundamentales pueden generarse en tiempo real.

Aumento del trabajo en equipo

La colaboración entre las distintas áreas laborales es una parte clave y necesaria en una compañía. Desde esta perspectiva, un sistema de planificación de recursos empresariales rompe ese muro que existía entre las áreas de una empresa. Con la información recolectada en una solución ERP consistente y centralizada, cualquier otro departamento puede tener acceso a la información de las demás áreas laborales. En caso de contar con la solución que nos ocupa en la modalidad de software como servicio (SaaS), basado en la nube, la colaboración que existe entre equipos aumenta, porque facilita la comunicación entre varias oficinas en diversos lugares, mediante el uso de Internet.

Reducción de gastos operativos

De igual forma, un sistema ERP puede ayudar a las compañías con el ahorro de gastos a nivel operativo. Esto se debe a que gran parte de las tareas operativas ya se encuentran automatizadas. Por tanto, se pueden predecir o anticipar de forma adecuada, eventuales averías, retrasos e interrupciones. Las tareas más complicadas, pueden ser resueltas de forma más rápida, reduciendo de esta forma, el tiempo de entrega. Asimismo, las empresas pueden optimizar su plantilla, debido a que las soluciones que ofrece este software pueden gestionar diversas tareas cotidianas.

Optimización de la seguridad de datos

Es relevante mencionar que las soluciones ERP incluyen cortafuegos y controles de restricción, para así evitar la vulnerabilidad de datos. El sistema conserva toda la información agrupada en un punto, para controlar con facilidad las entradas de acceso. Por igual, los administradores encargados de la gestión de la información de la compañía pueden otorgar derechos limitados de acceso al personal. De la misma manera, estos responsables pueden deshabilitar el acceso al personal que ha dimitido o fue despedido y otorgarlo a los nuevos empleados.

Otro dato importante acerca de esta solución informática es que permite visualizar la actividad de los usuarios. Así, los administradores podrán detectar cualquier acción no autorizada o patrones sospechosos de actividad en el sistema.

Elabora previsiones precisas y realistas

Las herramientas de elaboración de informes de ERP usan filtros y análisis sofisticados que tienen la capacidad de filtrar las incoherencias de la información. También, el sistema se asegura de que los datos conseguidos se generen en tiempo real. Como dijimos, los informes precisos a nivel empresarial, te ayudarán como director a tomar las mejores decisiones para tu compañía.

Ventajas de contar con un ERP en la nube

Antes que nada, debemos saber que el ERP en la nube es un tipo de implantación que les permite a las empresas disponer de información centralizada, mediante la conexión a internet. En resumen, el proveedor del servicio es el encargado de la fluidez del sistema, además de supervisarlos mediante el backend. Para acceder a dicho sistema, los usuarios solo necesitarán de un nombre de usuario y una contraseña.

En cuanto al coste de inversión, el sistema en la nube tiene un gasto muy inferior al ERP on premise. Únicamente, los usuarios o clientes, estarán sujetos a un gasto mensual, mientras usen el servicio. Las soluciones ERP cloud cuentan con una alta popularidad entre las pymes. Algunas de las ventajas que ofrecen, son:

Un despliegue más veloz

En comparación con el ERP local, la aplicación en la nube no necesita de un hardware adicional, por lo que las empresas no perderán el tiempo en adquirir e instalar infraestructura TI. El tiempo de instalación de este servicio lleva aproximadamente unos 3 a 6 meses. A diferencia del sistema convencional que requiere de al menos 1 año.

Actualizaciones constantes del sistema

La actualización y mantenimiento de la Planificación de Recursos Empresariales en la nube estará a cargo del mismo proveedor. Por lo tanto, puedes estar seguro de contar con el sistema ERP más reciente y actualizado.

Movilidad de alto nivel

Con un ERP en la nube, puedes supervisar tu negocio en cualquier momento y lugar. Al encontrarse basado en la web, podrás ingresar al sistema por medio de los navegadores compatibles. E incluso, acceder a los datos que necesites mediante tu teléfono inteligente o tableta.

ERP forma parte de las soluciones subvencionables por el programa Kit Digital

En efecto, en la categoría “Gestión de procesos”, el programa de ayudas Kit Digital para la digitalización de pymes, subvenciona la implantación de soluciones ERP. Esta es tu gran oportunidad para incorporar dicha herramienta y dinamizar los procesos de tu negocio.

Como agentes digitalizadores adheridos al programa Kit Digital, en Próxima Digital te apoyamos en la solicitud de tu bono. Además te proporcionamos las soluciones subvencionables que requieras; entre ellas, el ERP en la nube. Para la misma, la cuantía máxima adjudicable es de 6.000€ para las empresas de entre 10 y 49 empleados. ¡Contáctanos ahora!

Retos para autónomos que quieran sacar partido a su actividad

Retos para autónomos que quieran sacar partido a su actividad

Ya es un desafío en sí mismo decidirse a crear un negocio propio, sin jefes, pero también sin empleados. Quizá ya empezaste a trabajar por tu cuenta en tu oficina o incluso desde casa para prestar servicios relacionados con tu profesión (médico, abogado, etc.). O bien, te inclinas por la asesoría financiera, de marketing o de cualquier otra especialidad. Incluso, establecer una tienda de ecommerce o prestar cualquier otro servicio online. Como sea, los retos para autónomos en el escenario económico y social actual son exigentes y, en el mismo momento, fascinantes para quienes deciden asumirlos.

En las próximas líneas, te diremos, desde nuestra perspectiva, cuáles son esas pruebas que debes encarar y superar como autoempleado.

Conocimiento sobre la actividad, el primero de los retos para autónomos

Por obvio que parezca, tener un conocimiento actualizado de tu profesión o del área en la que quieres desempeñarte es el principal de los retos para autónomos. Esto implica estar al día con los avances e innovaciones y tratar, en lo posible, de incorporarlos a los servicios que ofreces.

Asimismo, es importante evaluar el mercado de tu actividad, sea local o un poco más amplio y cuál es su situación actual y sus perspectivas. Esto te ayudará a identificar y aprovechar las oportunidades; así como a anticipar las amenazas.

Igualmente, estudiar a tus competidores es vital, porque podrás tener claro cuáles son sus fortalezas y debilidades, para definir maneras de diferenciarte de ellos.

Definir las líneas de productos, los proveedores y la logística de supply chain

Probablemente, estás estableciendo tu tienda online, pero has decidido probar éxito con varias líneas de productos a la vez, como en una tienda de conveniencia. Podría ser también una tienda de prendas de vestir y calzados. En estos casos, es recomendable iniciar con unas pocas líneas de producto que te permitan ir probando tu capacidad de respuesta de pedidos, al igual que evaluar las tendencias de compra de tus clientes. Claro está, esta estrategia también es conveniente porque puedes verificar la capacidad de tus proveedores para enviarte inventario si te planteas almacenarlo. Del mismo modo, podrás valorar la rapidez con la que gestiona la preparación y envío de pedidos, si tu modelo de negocio es dropshipping (venta online sin almacenaje de inventario).

Estrategia de marketing y posicionamiento web, entre los retos para autónomos

Como sabemos, el desarrollo de Internet y de las tecnologías de la información cambió radicalmente la forma tradicional de hacer marketing. Ahora, dar a conocer tu negocio e interactuar con tus clientes captados y potenciales parece ser más sencillo. Esto por la cantidad de opciones y facilidades que ofrece el entorno online.

Sin embargo, no es tan simple como publicar eventualmente unos avisos de pago mediante cualquier plataforma o tener presencia en redes sociales. Necesitas una estrategia definida y sólida que posicione tanto tu negocio como tu página web o ecommerce como tu principal medio de interacción.

Definición del buyer persona, otro de los retos para autónomos 

En primer lugar, es imprescindible definir a tu buyer persona (también pueden ser varios, si tu negocio se enfoca en diferentes públicos). El buyer persona es una definición de tu cliente ideal, que va más allá de un perfil socioeconómico genérico. A los datos de edad, sexo, ubicación geográfica, nivel de formación, ingresos, etc., se añade un modelo de pensamiento, de comportamiento de compra y hábitos de consumo respecto al tipo de producto o servicio que ofreces. Más aún, se le suele asignar un nombre ficticio y se lo representa con una foto anónima.

Esta manera de identificar al cliente facilita la elaboración de estrategias de marketing más precisas y exitosas. Por otra parte, facilita la personalización de la comunicación y de las ofertas cuando el buyer persona ya se ha convertido en cliente. Como ves, es uno de los retos para autónomos más relevantes.

Diseño o rediseño de la página web

Una vez identificados tus buyer personas, conviene encargar el diseño de tu página web o de ecommerce, si no la tienes aún. Si ya tienes una, considera rediseñarla en función de tu estrategia. Para ello, es indispensable tener en cuenta la usabilidad, entendida como la facilidad de uso que el website proporciona al usuario. Es decir, que sea accesible y capaz de ofrecerle al cliente una gran experiencia de navegación; así como también que sea funcional y útil.  

Marketing de contenidos, SEO y social media marketing

Ciertamente, el marketing de contenidos es una de las estrategias más empleadas en el marketing digital. Considera establecer un blog con artículos relacionados con tu actividad como autónomo. Aunque puedes añadir vídeos, podcasts e infografías. Aquí es importante la optimización del contenido para los motores de búsqueda (SEO) con la inclusión de palabras clave y otras técnicas. Estas facilitarán el posicionamiento tanto del contenido como de la misma página web o ecommerce. 

Por supuesto, no puedes obviar la presencia en redes sociales, donde puedes compartir los contenidos ya descritos y generar interacción con tus clientes y potenciales.

Como autónomo y/o especialista en una actividad determinada que genera ingresos, debes cumplir con una serie de requisitos. En concreto, si tus servicios están relacionados con la salud u otra rama que requiera autorización administrativa, debes contar con el permiso respectivo. Si eres profesional en una rama determinada (médico, abogado, etc.) es importante aportar datos de tu inscripción en el colegio correspondiente. De igual modo, es preciso estar al corriente con tus obligaciones tributarias.

Por otra parte, tu página web o de ecommerce debe cumplir con la normativa de protección de datos. Específicamente, el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPD-GDD); además de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSI-CE), entre las más importantes.

Asumir otras tareas importantes sin ayuda

Sin duda, puedes ser un apasionado de tu profesión o asumir tu tienda online como tu proyecto de vida. Pero, seguramente no estás acostumbrado a realizar tareas administrativas, como la facturación, y gestionar a detalle las relaciones con los clientes. Menos aún sin ayuda, entendiendo que, inicialmente no contarás con colaboradores. Como trabajador independiente, debes asumir estas actividades como parte de los retos para autónomos.

Por fortuna, existen sistemas ERP (Enterprise Resource Management) que automatizan las labores rutinarias de contabilidad, finanzas, facturación, inventario, logística, compras y pagos. Otro tanto ocurre con las soluciones de CRM (Customer Relationship Management) que agilizan la interacción con tus clientes y potenciales. Además, también facilitan la programación de campañas de email marketing.

La transformación digital está entre los retos para autónomos más críticos

Considerando los retos para autónomos que ya señalamos, no cabe duda que la transformación digital de los negocios, a todo nivel, es necesario.

Efectivamente, automatizar procesos, incorporar herramientas de gestión y tener presencia en los nuevos canales de comunicación es esencial para adaptar tu proyecto al entorno actual.

Kit Digital, la oportunidad para financiar la digitalización de tu proyecto

En este momento, te preguntarás cómo puedes invertir en este proceso para tu negocio con un presupuesto tan limitado. Por si no te has enterado, el Gobierno lanzó el programa de ayudas Kit Digital, para apoyar la digitalización de pymes y autónomos. Este bono digital te permitirá financiar parcial o totalmente la incorporación de una o varias de las diez soluciones subvencionables. Los siguientes son las cuantías máximas que se otorgarán a los autónomos y empresas con hasta dos empleados para cada categoría:

CategoríaCuantía máxima para empresas de 0 a 2 empleados
Sitio web y presencia en Internet2.000 €
Comercio Electrónico2.000 €
Gestión de redes sociales2.000 €
CRM (Gestión de clientes)2.000 € (Incluye 1 usuario)
Business Intelligence y analítica1.500 € (Incluye 1 usuario)
Servicios y herramientas de Oficina Virtual250 € por usuario (hasta 2 usuarios)
Factura electrónica500 € (Incluye 1 usuario)
Gestión de procesos (ERP)500 € (Incluye 1 usuario)
Ciberseguridad125 € por usuario (hasta 2 usuarios)
Comunicaciones seguras125 € por usuario (hasta 2 usuarios)

Se estima que la convocatoria para solicitar ayudas de Kit Digital para autónomos y empresas con hasta dos empleados se abrirá en septiembre de 2022.

En Proxima Digital te ayudamos a tramitar el bono de Kit Digital

Si eres autónomo o tienes una empresa con hasta dos empleados, debes aprovechar esta línea de ayudas con la que puedes recibir hasta 2.000 €. En efecto, este es un aporte significativo para iniciar o continuar la digitalización de tu negocio.

A los efectos, Proxima Digital es Agente Digitalizador Adherido del programa Kit Digital, con capacidad para suministrar todas las soluciones subvencionables. Esta misma condición, nos permite ayudarte a tramitar este bono y asesorarte durante todo el proceso. ¡No esperes a que se abra la convocatoria! ¡Consúltanos ahora y afronta los retos para autónomos con una oportunidad única!

Gestión de recursos humanos en empresas pequeñas

Gestión de recursos humanos en empresas pequeñas

“¿Un departamento de recursos humanos? ¿Para qué? ¡Si nuestra empresa es muy pequeña!” Es la expresión que podemos escuchar de algunos propietarios y directivos de pymes. De allí, los errores e inconvenientes que pueden surgir en la gestión del talento humano en compañías de este segmento. En este sentido, carecer de un departamento específico o recargar esta función en el área de administración están entre las causas de estos fallos. Así que un área de recursos humanos en empresas pequeñas y medianas no solo es deseable, sino prioritario.

Una pequeña o mediana empresa puede crecer y tener éxito. Pero si no gestiona debidamente a su equipo, podría no tener capacidad para retener al mejor talento. En consecuencia, pierde en productividad y en prestigio como empleadora (lo que conocemos como “employer branding” o marca empleadora).

¡Es un hecho! La competitividad de una empresa, del tamaño que sea,  dependerá mucho de la capacidad, competencia y desarrollo que tenga su equipo humano. Y en esto también es fundamental la formación, por el valor añadido que esta aporta; al igual que por el impulso que da a la especialización de acuerdo al sector de la compañía.

Sigue leyendo y aprende más sobre la conveniencia de gestionar de forma apropiada los RRHH de tu pyme y cómo conformar un área para ello.

¿Por qué gestionar recursos humanos en empresas pequeñas?

Para responder a esta pregunta, es elemental entender que los recursos humanos son mucho más que el grupo de personas que trabajan en una organización. En contexto, la definición debe abarcar los recursos que aportan estas personas: conocimientos, capacidades, habilidades, aptitudes y actitudes.

Desde esta perspectiva, más allá del tamaño de la compañía, lograr que el grupo de trabajo esté completo e integrado de un modo bien estructurado, equilibrado y ordenado es lo más relevante. Por esta razón, es ideal contar con un especialista o equipo que gestione los recursos humanos en empresas pequeñas. En principio, su labor consistirá en lograr una correcta alineación entre la estrategia de la empresa, la estructura organizativa y el talento humano captado. Es decir, hacer que todos estos elementos estén debidamente integrados, lo que le dará a la organización una valiosa característica diferenciadora.

Razones por las que es imprescindible gestionar los recursos humanos en empresas pequeñas

Como dijimos, no importa si una compañía tiene una plantilla muy reducida. Siempre es conveniente disponer de una cuidadosa gestión de los recursos humanos. A decir verdad, esta es una labor compleja y con muchos matices para sumarla a tu carga de trabajo como directivo. Tampoco sería justo delegarla a otra área de la organización.

Sin una administración bien coordinada del talento humano, los planes estratégicos de las empresas difícilmente se concretarían. En este punto, nuestro mejor consejo es crear un departamento que se encargue de estas funciones. A continuación, exponemos algunas razones:

Criterios de selección

Un departamento de RRHH establece criterios de selección del talento acordes con las necesidades de la empresa y que resultan rentables para la organización. En esencia, seleccionar, contratar, incorporar y gestionar el talento humano, son funciones que ejecuta el departamento de RRHH. También lo son la evaluación del rendimiento, el aprendizaje y el desarrollo. Todos estos aspectos son cruciales para crear un equipo de trabajo que favorezca el rendimiento del negocio e incremente la rentabilidad.

Gestión por competencias

Una gestión actualizada de recursos humanos en empresas pequeñas pone en práctica un sistema de gestión por competencias. Este consiste en la identificación de habilidades clave precisas que permitirán a un colaborador lograr un alto desempeño en sus labores. Tales habilidades han de desarrollarse para ser coherentes con la estrategia comercial de la compañía.

Crear un ambiente de trabajo armónico

En paralelo, los profesionales en RRHH diseñan políticas y procedimientos para crear lugares de trabajo justos. Tienen capacidad para resolver conflictos y escuchar los problemas de los colaboradores, garantizando que se sientan escuchados. Todo lo anterior ayuda a mantener el buen funcionamiento de tu empresa y promueve el bienestar entre los empleados, lo que les permitirá sentirse capacitados para realizar mejor sus labores.

Política de motivación, esencial en la gestión de recursos humanos en empresas pequeñas

En particular, una estrategia coherente de motivación planificada por el área que nos ocupa, mantiene el compromiso del equipo con los objetivos de la empresa. Asimismo, un departamento de RRHH propone planes de formación continua y sugiere la posibilidad de ofrecer oportunidades de desarrollo para los integrantes de la plantilla.

De igual manera, esta área plantea ajustes de salarios, acordes con la productividad, la formación y la experiencia alcanzada por los colaboradores. Todos estos aspectos también marcarán una diferencia con la competencia.

Cumplimiento de las normativas

El profesional o equipo de RRHH que establezcas tendrá a cargo el cumplimiento de las regulaciones laborales. Entre otras funciones, enviará los documentos pertinentes a los organismos de la administración pública correspondientes antes de la fecha límite.

Consejos para conformar un departamento de recursos humanos en empresas pequeñas

A continuación, te ofrecemos una serie de recomendaciones para crear un área de recursos humanos en empresas pequeñas.

Define los perfiles de recursos humanos que requiere la empresa

Con esta información, el profesional o departamento encargado de los recursos humanos establecerán el criterio de sus procesos de atracción, búsqueda, reclutamiento, contratación, motivación, etc. Esto permitirá:

  • Tomar decisiones apropiadas en menos tiempo.
  • Alinear los procedimientos con la estrategia de la compañía.
  • Asegurar que se cumplen los objetivos de la organización.
  • Optimizar los recursos para lograr el nivel de personal requerido.

Configura un departamento de RRHH a la medida de tu empresa

Desde esta óptica, las necesidades de gestión de talento humano de una empresa con menos de 50 trabajadores no son las mismas que la de una con más de 250. Inicialmente, podrías comenzar con un director de RRHH multidisciplinar que pueda asumir, por ejemplo, la coordinación del departamento y los procesos de reclutamiento, selección y contrataciones. Contando, además, con el apoyo de un asistente cualificado para realizar tareas administrativas como la nómina y la gestión de beneficios contractuales. De acuerdo a su ritmo de crecimiento, el equipo de recursos humanos en empresas pequeñas podría incrementarse proporcionalmente.

Contempla la formación para tu equipo de RRHH

Si cuentas con una estructura modesta para la gestión de talento humano, proporciona a sus integrantes formación y entrenamiento en competencias que requieran fortalecerse. Esto con perspectivas de crecimiento de la plantilla  y el requerimiento de nuevos perfiles, lo que implicaría desarrollar habilidades como:

  • Gestión de beneficios
  • Cumplimiento
  • Gestión del rendimiento
  • Contratación de ciclo completo
  • Inducción del personal

La gestión de recursos humanos en empresas pequeñas requiere evaluación

A pesar de lo modesto que puede ser el departamento de recursos humanos en empresas pequeñas, es imperativo medir su desempeño. Para este propósito, es imprescindible establecer las métricas adecuadas a las diferentes funciones de esta área. De modo que la evaluación te indique si los procesos están funcionando de manera óptima, o si hay que asumir cambios en la estrategia y los procedimientos. Los siguientes son algunos de los KPI en los que puedes basarte:

  • Tiempo de contratación
  • Contratación y retención de talento
  • Bienestar y satisfacción de los integrantes del staff.
  • Absentismo laboral.
  • Gestión del rendimiento.
  • Pertinencia y efectividad de la formación.
  • Productividad.

Incorpora una solución digital de RRHH

En esta era digital, gestionar un departamento de RRHH -por pequeño que sea- con hojas de cálculo o con libretas y bolígrafos es totalmente anacrónico. Entre otras razones, porque obliga a seguir realizando de forma manual tareas rutinarias como la nómina y dificulta el cumplimiento de las normativas. Por lo tanto, es conveniente incorporar una solución ERP (Enterprise Resource Planning), ya que integra la gestión de recursos humanos a la de procesos y cadena de suministro de tu empresa. Entre otros aspectos, este recurso facilita:

  • Automatizar procesos como la nómina y la administración de beneficios.
  • El establecimiento de mejores métricas de evaluación y objetivos.
  • La generación de informes más completos y precisos.

Kit Digital ayuda a digitalizar la gestión de recursos humanos en empresas pequeñas

Si necesitas financiación para automatizar la gestión de talento humano de tu pequeño negocio, puedes recurrir a las ayudas de Kit Digital. Este programa impulsado por el Gobierno, incluye entre sus categorías subvencionables la gestión de procesos mediante soluciones ERP.

En Próxima Digital podemos ayudarte a tramitar la solicitud de tu bono digital porque somos Agente Digitalizador Adherido al programa. Por supuesto, también estamos capacitados para proporcionarte todas las soluciones financiables contempladas en el mismo.

Como verás, digitalizar el departamento de recursos en empresas pequeñas sí es posible. ¡Consúltanos ahora!

La importancia de una buena solución CRM para gestión de clientes

La importancia de una buena solución CRM para gestión de clientes

Si deseas dar la mejor solución a los clientes que tienes y a los que quieres captar, lo ideal es que tengas una herramienta de gestión de la relación con los clientes (CRM) que te permita conseguirlo con el mínimo esfuerzo, pero con la mayor satisfacción posible. Esta solución tecnológica se ha convertido en vital en la viabilidad de muchas empresas. Por ello, es fundamental tener una aplicación CRM que logre cubrir tus necesidades.

Una solución CRM es una gran ayuda para mantener un contacto adecuado con sus clientes. De esta forma, será posible optimizar los procesos habituales de soporte y comunicación. Por lo tanto, con este software de gestión se pueden mejorar apartados importantes en el futuro de las empresas. Ser mucho más ágil para poder competir o lograr una rentabilidad mayor sin tener que realizar inversiones constantes y de elevado coste son algunos ejemplos.

Los objetivos de una herramienta CRM

Sin caer en pensar que los CRM son exclusivos, pero sí muy importantes, este tipo de sistemas te pueden facilitar bastantes beneficios. Un ejemplo es que esta solución digital ofrece la posibilidad de optimizar procesos de interacción y gestión de clientes, tanto con los que ya se tiene como con clientes potenciales. Además, también permite llevar una gestión de ventas que eleve la productividad en estos procesos vitales para la buena salud de cualquier compañía.

Otra de las funciones que se consigue al implementar un CRM es la de lograr que los clientes tengan una experiencia mucho mejor en todo lo que tiene que ver con el contacto que se establece en este canal bi-direccional. Así, sin ir más lejos, los servicios de atención a clientes son mucho más efectivos, aprovechando las posibilidades que existen gracias a las nuevas tecnologías. Los procesos de marketing también se ven favorecidos gracias a que es más fácil mantener un entorno más actualizado y resolutivo.

Los motivos por los que es importante un CRM

Uno de los principales motivos por los que es importante un CRM es porque se puede obtener un mejor conocimiento del mercado en general y de los clientes en particular. Así, se aumenta la simbiosis que se logra con ellos y, también, con proveedores y futuros partners.

Las relaciones son algo vital

El CRM será una herramienta muy útil para el desarrollo y crecimiento de la empresa. Permite obtener información para establecer mejores relaciones con los clientes actuales y, también, obtener datos de los que pueden llegar a serlo. Obtener esta información sin esta solución digital sería mucho más complejo y costoso para las empresas.

Facilidad a la hora de obtener datos

Esta es otra de las grandes virtudes que tiene este servicio, ya que es capaz de mostrar la información esencial para aprovechar al máximo las posibilidades de las empresas. Gracias al uso de paneles configurables, tendrás acceso a los datos relevantes para la compañía o poder conocer el estado de los diferentes canales de forma inmediata (lo que ahorra tiempo y dinero). Con todo esto, queda claro que la utilidad es excelente porque incluso el acceso remoto permite acceder a los datos desde cualquier ubicación.

Departamentos que se ven beneficiados

Prácticamente todos departamentos de las empresas pueden beneficiarse de un CRM, por uno u otro motivo. Especialmente porque un CRM va a ayudar a mejorar la productividad debido a una optimización del rendimiento. Así, por ejemplo, el departamento de marketing puede conocer mejor los segmentos del mercado a los que dirigirse; por su parte, el servicio de atención al cliente también optimiza su trabajo, ya que se establecen canales de comunicación más eficientes.

Por decirlo de alguna manera, el uso de CRM es una inversión muy rentable, con un coste de implementación relativamente bajo, si analizamos los resultados a medio y largo plazo.

El uso de CRM es el futuro

El uso de software CRM permite abordar las estrategias de forma más efectiva y mejorar los resultados del negocio. Por lo tanto, cualquier compañía que tenga visión de futuro debe implementar una buena herramienta de este tipo. De esta forma, el trabajo que se lleve a cabo podrá ser el más productivo.

Además, aquellas compañías que realizan inversiones en soluciones para gestión de clientes serán las que obtengan una ventaja competitiva sobre otras empresas del sector. Porque con un buen software CRM se mejoran todos los departamentos de las empresas, en especial en todo lo que tiene que ver con la relación de los clientes.

Kit Digital, la oportunidad única para implementar un CRM en tu negocio

Si hasta ahora no habías pensado en la posibilidad de hacer uso de una solución CRM, esperamos que esta información te ayude a tener una nueva visión de cómo la tecnología puede ayudar a tu empresa. Además, debes saber que el programa de ayudas Kit Digital, del que nosotros somos agentes digitalizadores, contempla este tipo de soluciones digitales. Esto significa que podemos ayudarte a implementar un CRM y otros muchos más servicios que incluye el bono digital.

Automatizar procesos, clave para hacer crecer tu negocio

Automatizar procesos, clave para hacer crecer tu negocio

En el ámbito de los negocios, vivimos tiempos en los que seguir siendo competitivo supone adaptarse velozmente a los cambios. En este contexto,  automatizar procesos empresariales es clave para agilizar las operaciones, incrementar el rendimiento de la plantilla y aumentar la rentabilidad. De hecho, la automatización es un paso esencial de la transformación digital, pues implica la incorporación de programas y tecnologías innovadoras para agilizar tareas rutinarias. Este proceso elimina el esfuerzo manual requerido para gestionar documentos en papel, para lograr mayor eficiencia y mejores resultados.

Al día de hoy, automatizar procesos no es ningún lujo. Empresas e instituciones llevan a cabo este procedimiento continuamente, con la finalidad de incrementar la productividad, mejorar la experiencia del cliente e invertir adecuadamente su tiempo y sus recursos.

¿En qué consiste automatizar procesos a nivel empresarial?

La automatización de los procesos empresariales, también conocido como BPA, consiste en incorporar y emplear la tecnología para que las organizaciones puedan agilizar sus operaciones. Al automatizar procesos no solo se dinamizan operaciones complejas, sino que, además, se aumentará la eficiencia y se reducirán los costes de forma considerable. De igual manera, estos recursos ordenan tareas repetitivas de elevado volumen ya que permiten mecanizarlas de forma mucho más sencilla y con menos errores.

En efecto, la automatización es crítica para las oficinas actuales, porque reduce significativamente el tiempo y la energía empleada. En paralelo ofrece la oportunidad de enfocarse en objetivos más relevantes y de valor añadido. Con este propósito, estandariza los procesos empresariales comunes, proporciona mayores parámetros de seguridad e impulsa la máxima eficiencia operativa.

¿Cuáles son los beneficios de automatizar procesos en las empresas?

Al contar con los equipos adecuados, la tarea de automatizar procesos puede ser increíblemente sencilla, sin mencionar los importantes beneficios que puede brindar. Comprender las ventajas que expondremos a continuación ayudará a tu empresa a establecer una base sólida, para implementar adecuadamente un plan de automatización de operaciones.

Reducción de costes

Tal como hemos venido mencionando, al automatizar procesos obtenemos una gran cantidad de beneficios y la reducción de los costes, es uno de ellos. Cada negocio afronta una presión a nivel global con el fin de incrementar su rentabilidad y disminuir los costes es la vía para conseguirlo. No obstante, reducir las capacidades del centro informático, puede crear un impacto negativo en toda la empresa.

Contar con una solución de automatización es una respuesta apropiada e inteligente, tanto para contener como para reducir los gastos. Por ejemplo, una de las funcionalidades que presenta una herramienta CRM (Customer Relationship Management) es el aumento del servicio al cliente o usuario final, mientras se ahorran costes de forma sistemática. Todavía algunos directores no entienden cómo estos recursos reportan este importante beneficio y por eso descartan su uso. Esto también sucede porque ignoran la opción de la computación en la nube con soluciones SaaS (software como servicio) de pago por uso. En la mayoría de los casos, estas resultan económicamente accesibles y escalables, añadiendo más funcionalidades de acuerdo a las crecientes necesidades de la empresa.

Aumento de la productividad

Ciertamente, otro de los beneficios de automatizar procesos y tareas es el incremento de la productividad. A medida que las necesidades de una empresa a nivel tecnológico se incrementan de forma progresiva, este factor se convierte en una mayor preocupación. La disponibilidad de programas como los de ERP (Enterprise Resource Planning) dinamiza la supply chain en entornos industriales y asegura la disponibilidad de materias primas a tiempo. Por otro lado, las soluciones de gestión de recursos humanos permiten al personal de este departamento automatizar tareas rutinarias como la nómina, la activación de beneficios, vacaciones, etc. Así, pueden invertir más tiempo en actividades que agreguen valor a las relaciones laborales y al bienestar de los trabajadores.  

Disponibilidad, una ventaja crítica de automatizar procesos

Cada día, las empresas dependen aún más de los ordenadores. Los trámites diarios de forma rutinaria son efectuados mediante sistemas online. Entre ellos, se encuentra la carga de órdenes de compra, instrucciones de montaje, reservas, órdenes de envíos y otros. Por tanto, si un ordenador no se encuentra operativo, la empresa puede verse afectada. En la actualidad, con un volumen de computación en la nube elevado, una simple interrupción en los sistemas críticos puede ocasionar grandes pérdidas de ingresos. Sin contar los importantes daños a la reputación de la empresa que esto implicaría.

Sin duda alguna, uno de los objetivos fundamentales de los departamentos de IT es la disponibilidad en todo momento. En este punto, automatizar procesos es de gran ayuda. Una unidad de disco puede llegar a dañarse, sin embargo, el problema puede complicarse aún más si no se ha realizado un respaldo de seguridad a tiempo. Una de las cualidades que tiene la automatización es la capacidad de gestionar los sistemas de recuperación y guardado. De esta forma, asegura la protección de datos ante posibles desastres potenciales, como la pérdida del disco o daños inadvertidos a los equipos del sistema, que hayan sido causados por un error humano.

Mejora sustancial en la prestación de servicios

Los clientes son uno de los activos más inestimables para tu empresa. Por eso, al automatizar procesos mediante la transformación digital estás demostrando que te preocupas por la experiencia de ellos con tu marca. Sabiendo que la automatización digital elimina las tediosas tareas manuales de tus procesos, puedes centrar tu atención y la de tus trabajadores hacia actividades que proporcionen una interacción atractiva y enriquecedora a tus clientes. Apoyado en soluciones de automatización, tu negocio podrá cumplir sistemáticamente sus objetivos de servicio y garantizar un acceso rápido a los productos que ofrece.

Fomenta la colaboración

En otro orden de ideas, las organizaciones más productivas son aquellas que han hecho un cambio decidido hacia la automatización. No solo para simplificar sus tareas diarias, sino también para fomentar una mejor colaboración entre trabajadores de todas las áreas. Desde esta perspectiva, otra excelente ventaja de automatizar procesos empresariales es mantener la comunicación entre equipos y actualizar a sus integrantes sobre las tareas pendientes. Funcionalidades como estas hacen que la colaboración entre los empleados sea mucho más sencilla y organizada. Además, las soluciones de automatización ayudan a aliviar las frustraciones comunes y proporcionan tiempo para la interacción interpersonal y el intercambio de ideas.

En Proxima Digital hacemos posible automatizar procesos de tu negocio

Esperamos que esta relación de beneficios te haya resultado útil para entender la importancia de incorporar soluciones informáticas y recursos de gestión en tu empresa. Probablemente creas que estas herramientas no están al alcance de tu pequeña o mediana empresa. Con Proxima Digital sí es posible automatizar procesos de tu negocio, ya que estamos capacitados para suministrarte todas las herramientas y servicios contemplados en el programa de ayudas Kit Digital impulsado por el Gobierno:

  • Diseño y mantenimiento de tu página web y de tu tienda de ecommerce.
  • Gestión y monitorización de redes sociales  para promocionar y dinamizar tu empresa en las plataformas más adecuadas para tu negocio.
  • CRM para optimizar la gestión de las relaciones con tus clientes actuales y potenciales y aprovechar mejor tus oportunidades comerciales.
  • Gestión de procesos mediante ERP, con el objetivo de automatizar los flujos de tu negocio: contabilidad, finanzas, facturación, inventario, compras y pagos, RRHH, supply chain, logística, etc.
  • Igualmente, te suministramos facturas electrónicas en formatos estructurados, personalizables, con gran espacio de almacenamiento en la nube y backup diario.
  • Business Intelligence y analítica, para convertir tus fuentes independientes de datos en información coherente, visual e interactiva y ayudarte a tomar las mejores decisiones para tu negocio.
  • Oficina virtual con aplicaciones para el trabajo colaborativo entre tú y tus empleados.
  • Soluciones de ciberseguridad con controles de acceso y backup diario para hacer frente a ciberataques y amenazas.
  • Además, nuestra solución para comunicaciones seguras proporciona el acceso seguro de tus colaboradores a los recursos y aplicaciones de la empresa, evitando accesos no autorizados y fugas de datos.

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