Bases de datos, Herramientas
El Business Intelligence (BI) está en auge porque brinda a las empresas, sin importar su tamaño, estupendas posibilidades de gestión, lo que por supuesto incide de manera significativa en el alcance de sus objetivos. Por ello, es posible decir que hoy en día el BI es parte muy importante en el crecimiento de cualquier negocio.
Aunque se trata de un concepto que nació en la década de los 60, no muchas empresas lo han entendido y aprovechado. Es recientemente cuando se ha dado a conocer su utilidad.
Y, es que, la implementación de soluciones de Business Intelligence marca la diferencia a la hora de que el negocio destaque en el competitivo mercado actual.
¿Qué es el Business Intelligence?
Business Intelligence no es otra cosa que, de acuerdo a su significado en español, Inteligencia de negocios. También conocido como Inteligencia comercial o Inteligencia empresarial, la cual forma parte indispensable de las empresas exitosas.
Es un sistema que se fundamenta en el análisis de datos internos de una empresa. Asimismo, en el de datos externos, vinculados de alguna manera con el negocio. Todo con el propósito de optimizar la toma de decisiones.
Este sistema consiste en un conjunto de soluciones, que brinda importantes beneficios a partir de la aplicación pertinente de las diversas herramientas (software) con que cuenta BI. Estas permiten tener una base de datos integral, continuamente alimentada con datos actualizados.
Y, desde el análisis de los datos, obtener y compartir información valiosa, mediante la presentación de informes acordes con las necesidades de la empresa. Información que sirve de guía a los responsables en la toma de las mejores decisiones. Por tanto, el negocio sin duda será más fructífero.
Utilizar Business Intelligence aporta importantes ventajas
Incorporar el Business Intelligence a tu negocio le otorga grandes ventajas, que permiten entender a tiempo cómo fluye el mercado y tomar las decisiones más acertadas para destacar entre la competencia. Veamos algunas de esas ventajas:
- El análisis de datos e información interna y externa, obtenida de diferentes fuentes e integrada en una misma base de datos.
- El análisis comparativo de datos e información pasada, pudiendo así evaluar la evolución histórica del desarrollo empresarial y/o del mercado.
- Conocer patrones y tendencias, problemas y riesgos, que pudieran pasar desapercibidos en análisis tradicionales.
- Obtener una amplia variedad de informes. Estos pueden ser predefinidos o con características especiales, compartidos o no, de acuerdo a los requerimientos de la empresa.
- Obtener información precisa y de mayor calidad, presentada de forma clara, detallada y comprensible para todos los involucrados en la toma de decisiones.
- Obtener y/o hacer proyecciones sobre la base del análisis de datos e información obtenida.
- Planificar con mayor precisión y en menor tiempo las estrategias a seguir. Con base en el estudio de los reportes obtenidos, mejorando así la eficiencia operativa.
- Incrementar la satisfacción de los clientes y empleados, y en consecuencia, la de los accionistas.
- Incrementar los ingresos e inclusive reducir costes por la toma de mejores decisiones.
Las soluciones que ofrece Business Intelligence
Ante el reto que representa mantenerse en la competencia de mercado, las empresas deben adaptarse a la transformación digital de esta época, lo cual les otorga la oportunidad de permanecer e, inclusive, destacarse en el campo en que se desempeñan.
En tal sentido, la Inteligencia empresarial cuenta con una diversidad de soluciones o herramientas, que están en constante evolución para ajustarse a las necesidades empresariales comunes y particulares, en correspondencia con el mercado actual. Ellas pueden ser agrupadas en las siguientes categorías:
Gestión de datos
Estas soluciones son conocidas también como Data Management Tools. Además, ellas depuran y estandarizan los datos obtenidos de diferentes fuentes para extraerlos y transformarlos. Esto con el fin de incorporarlos a la base de datos de la empresa para su posterior análisis.
Descubrimiento de datos
También reciben el nombre de Data Discovery Tools. Su función es aplicar técnicas de análisis y análisis predictivo, entre las que se encuentran el Big Data y el Machine Learning.
Para ello recopilan y combinan datos de diferentes fuentes y tiempos, con el objetivo de identificar oportunidades y riesgos, entre otros aspectos.
Conocida esta categoría como soluciones Reporting Tools. Se trata del grupo de herramientas que se encarga de mostrar la información obtenida mediante el análisis de datos.
La misma es presentada de manera gráfica para facilitar su visualización y comprensión. Incorporándola, de ser necesario, al Cuadro de mando para comparar con los indicadores claves de rendimiento (KPI) el desempeño de los proyectos. Por tanto, se puede evaluar la situación empresarial, en tiempo real.
Cabe señalar que, en el mercado actual, es posible encontrar diversas y buenas soluciones de Business Intelligence. Incluso, algunas provenientes de grandes empresas de software y otras de empresas no tan conocidas, cuyo trabajo está a la altura de las primeras.
Entre las soluciones que puedes encontrar en el mercado, algunas de ellas gratuitas, podemos mencionarte: Google Data Studio, Google Analitytics, Microsoft Power BI, Microsoft Dynamics, Qlik, QlikView, Tableau Public, SAP Business Intelligence, IBM Cognos Analytics, Oracle Business Intelligence, Factorial HR: Informes de análisis, Clear Analytics.
El Kit Digital cubre las soluciones BI
En Proxima Digital somos expertos en Power BI de Microsoft, una solución de Business Intelligence con una interfaz muy sencilla que permite proporcionar visualizaciones interactivas y capacidades de inteligencia empresarial. ¿Sabes que podríamos ofrecerte esta herramienta sin ningún tipo de coste para ti? Descubre más sobre el programa Kit Digital y no esperes más para solicitar tu bono digital. ¡Contáctanos y te informaremos de todos los detalles!
Herramientas
Ser autónomo no es nada fácil. Los profesionales por cuenta propia se enfrentan a un sinfín de dificultades y no siempre reciben la ayuda que necesitan para salir airosos de los desafíos que tienen por delante. Emprender ya es de por sí un reto, y en plena era digital, como en la que estamos inmersos ahora, podríamos creer que las puertas del éxito están más abiertas que nunca para el emprendedor. Sin embargo, para alcanzarlas, también necesitan conocer al menos una serie de herramientas para perfeccionar el marketing de su negocio y hacer más efectiva la gestión del mismo. Queremos ayudarte mostrándote 10 herramientas gratuitas para autónomos que serán muy útiles para ti.
Google Drive, una de las herramientas gratuitas para autónomos más imprescindible
La primera de las herramientas digitales para empresas que merece la pena conocer es Google Drive. Está al alcance de todos y seguramente incluso ya la estés utilizando o lo hayas hecho en alguna ocasión. Google Drive funciona como una nube en la cual puedes trabajar en línea.
Podrás consultar tus archivos y trabajar en ellos desde cualquier dispositivo conectado a Internet, incluso desde el teléfono móvil, la tableta o el ordenador de un amigo, estés donde estés. También puedes compartir estos con otras personas y trabajar de manera conjunta, crear carpetas, clasificarlas, etc.
WeTranfer para el envío de archivos
Los autónomos necesitan continuamente enviar archivos y a veces estos son demasiado pesados para mandarlos por email. Esto puede ser un auténtico fastidio, porque lo que buscamos es ahorrar tiempo y agilizar nuestras gestiones, de modo que una dificultad de este tipo puede retrasarnos. WeTranfer nos parece interesante porque nos permite enviar archivos de gran tamaño, hasta los 2 GB.
Otra ventaja es que sabrás cuándo el receptor haya descargado tus archivos, porque te avisa con un correo cuando se produce esta descarga.
Trello, entre las mejores herramientas gratuitas para autónomos sobre gestión empresarial
¿Tienes empleados? Si como profesional autónomo tienes gente trabajando para ti o que colaboran en tu proyecto, contar con herramientas que faciliten la organización empresarial es muy importante. Una de ellas podría ser Trello. Se trata de un software de administración de proyectos que cuenta con una interfaz web. Puedes usarla tanto desde dispositivos iOS como desde dispositivos Android.
Trello es perfecto cuando tienes un equipo al que asignar tareas y supervisar cómo las están trabajando. Puedes configurarlo y personalizarlo como necesites y, como es muy visual, resulta cómodo de utilizar. Los usuarios destacan este software como uno de los mejores porque es muy intuitivo y no necesitas de grandes conocimientos para aprender a utilizarlo.
Mailchimp para el email marketing
En la actualidad, el creciente uso de las redes sociales parece desbancar al email marketing. A menudo se da preferencia a otros canales de comunicación para hacer publicidad, porque se consideran menos invasivos que eso de acribillar al cliente o potencial cliente mediante correos electrónicos que, muchas veces, terminan en la bandeja de correos no deseados o son eliminados por el propio receptor sin ni siquiera abrirlos.
Sin embargo, un email marketing bien hecho, sigue dando resultados y, si te gusta apostar por él, te recomendamos disponer de la herramienta gratuita para autónomos Mailchimp. Esta herramienta hace la labor de personalizar las newsletters de manera mucho más sencilla, rápida y factible. Esto permite crear buenas campañas de mailing casi sin esfuerzo. Podrás tener hasta 2.000 suscriptores y enviar hasta 12.000 correos, sin pagar nada.
Google Meet para reuniones online
Los empresarios necesitan comunicarse, intercambiar ideas y, para ello, mantener reuniones. En el siglo XXI ya no es necesario desplazarnos hasta otras ciudades, sino que podemos mantener reuniones en línea desde cualquier lugar, con personas de todas las partes del mundo. E incluso estando de vacaciones en la playa, o de descanso en casa con la familia. Gracias a herramientas online como Google Meet, podrás organizar y asistir a reuniones mediante videoconferencia, sin costes.
WhatsApp, otra de las herramientas gratuitas para autónomos que no debes olvidar
¿Quién desconoce WhatsApp? Casi todos utilizamos esta app de mensajería instantánea. Muy pocas personas se resisten a su uso. Pero si eres autónomo, la versión para negocios te vendrá muy bien. Descarga WhatsApp Business. La utilidad de esta herramienta es que te vale para hacer publicidad, lo cual es importante, pero también para ofrecer asistencia a tus clientes, lo que es fundamental para garantizar la confianza y conseguir fidelización.
Calendly: la herramienta para pymes que no es gratis, pero merece la pena
Las reuniones si son programadas, funcionan mejor. Y de esto se encarga Calendly, un software que te facilita programar eventos de toda clase. Para usarlo, creas tu evento, eliges el momento en que tendrá lugar y la herramienta informará a todos para que no se olviden de asistir.
Los invitados al evento podrán ver las horas disponibles para la reunión y marcar la que mejor les venga. Y la propia herramienta estará recordándole la fecha.
Existe una versión gratuita, aunque merece la pena pagar un poco (es bastante barato), para tener disponibles más funcionalidades. Por 8 euros al mes, podrás tenerla.
ILovePDF, una de las herramientas gratuitas para autónomos más sencillas y útil a la par
El formato PDF es uno de los más usados en las empresas para sus documentos y archivos. Por eso, tener una herramienta que permita trabajar y gestionar PDFs será una excelente idea para nuestro negocio. Podrás fusionar los archivos, comprimirlos, dividirlos, convertirlos e incluso añadir marcas de agua y otras funciones interesantes para tu empresa o proyecto.
Canva, ideal para mejorar la imagen y marca de tu negocio
El diseño gráfico es una necesidad que tiene toda empresa para construir y promocionar su marca. El logo o imagen visual de un proyecto tiene que estar bien trabajado, pero no todos disponemos de recursos para acceder a programas complejos, ni tampoco tenemos los conocimientos y habilidades profesionales requeridos. A veces no nos podemos permitir contratar a un profesional de diseño para que trabaje nuestra imagen. Por eso, tener herramientas como Canva es una solución. Está considerada como la mejor plataforma, porque es muy intuitiva y en apenas un rato ya estarás dominando su interfaz.
Dota de personalidad tu logotipo, tu curriculum o incluso tus redes sociales, gracias a Canva.
Imágenes libres de derechos para tu negocio con Unsplash
Para apoyar tus posts de tu blog corporativo o de tus redes sociales necesitas imágenes. Pero puedes encontrarte con un conflicto si escoges imágenes con derechos de autor. Por eso, buscar en Internet no es una buena costumbre cuando de imágenes se trata, salvo que lo hagamos en bancos de imágenes libres. Claro que hay que saber dónde. Porque hay bancos que contienen pocas imágenes o de mala calidad.
Unsplash tiene una amplia variedad y son imágenes bastante buenas, así que quédate con ella cuando tengas que publicar o hacer marketing empleando imágenes para tu negocio o proyecto.
Kit Digital, la ayuda que todo autónomo necesita y se merece
Si eres autónomo y has llegado hasta este artículo buscando soluciones y mejoras para tu negocio, es el momento de que conozcas las ventajas de Kit Digital para pymes. Es un programa cuyo objetivo es lograr la digitalización de las pymes que te permitirá no quedarte atrás, pero también ahorrar mucho dinero. Porque las tecnologías, actualmente, son una necesidad para cualquier proyecto empresarial. Visita nuestra web y descubre cómo podemos ayudarte.
Gestión, Herramientas
Las organizaciones que necesitan gestionar sus funciones empresariales dentro de un sistema centralizado e integrado utilizan soluciones informáticas de planificación de recursos empresariales o ERP. En especial, las empresas que dependen de una cadena de suministro precisa suelen emplear esta herramienta para ayudar en la articulación de todas las partes móviles de la fabricación y la distribución.
Conoce un poco sobre estas soluciones y de las ventajas que podría proporcionar a tu pequeña o mediana empresa.
¿Qué es un ERP?
La Planificación de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, es un software que se encarga de la gestión e integración de varias tareas operativas dentro de una compañía. En concreto, cubre funciones en el área financiera, de compras, producción, proyectos y recursos humanos, entre otros. La aplicación de esta solución informática tiene el objetivo de proporcionar información exacta y en tiempo real. Esta ayudará a los directores en la toma de decisiones acertadas a nivel empresarial, en base a los datos que genera. Además, un sistema ERP adecuado tiene la capacidad de eliminar datos duplicados y, a su vez, proporcionar integridad al recolectar las informaciones transaccionales compartidas de una compañía, desde diversas fuentes. Las compañías tienen la posibilidad de personalizar y/o ajustar sus necesidades, mediante una selección de software ERP, antes de escoger la solución más adecuada para su negocio.
¿Para qué nos sirve una solución ERP?
Un ERP consiste en un sistema de software único que cumple con las necesidades de los usuarios en temas de finanzas, recursos humanos, almacén, etc. Generalmente, cada una de estas áreas posee un sistema informático propio y optimizado para las formas particulares en las que el área realiza su trabajo. Sin embargo, el ERP unifica cada una de las funciones de estas áreas en un solo programa. El funcionamiento del software integrado se realiza mediante una base de datos única. Esto permite que cada una de estas áreas pueda gestionar la información con una mayor facilidad y la comunicación entre ellas.
Cabe destacar que esta perspectiva integral puede generar un retorno de inversión considerable si las empresas instalan el software ERP de forma adecuada. La mencionada solución supera ampliamente los sistemas informáticos antiguos en cada uno de los departamentos antes mencionados. En este sentido, los sustituye por un paquete único de software unificado, segmentado en varios módulos.
Beneficios de aplicar un ERP en tu empresa
Aproximadamente el 81% de las empresas ya cuentan con un software ERP o se encuentra en proceso de aplicarlo, según los últimos datos estadísticos. Jamás se plantearían aplicar una solución ERP, si dichos sistemas no tuviesen ventajas para sus negocios. Algunos de los beneficios que ofrece ese sistema en el área empresarial, son los siguientes:
Optimización de la eficiencia
Los ERP se encargan de que los procesos empresariales realizados de forma manual sean mucho más sencillos y rápidos. De esta forma, las compañías pueden encargarse de resolver tareas rutinarias. Entre estas: la asignación de actividades a los empleados, control del inventario y de las horas laborales, nómina y generación automática de informes financieros.
Cuando los procesos complejos se encuentren automatizados, el personal de la empresa podrá enfocarse en sus labores principales, lo que incrementa su rendimiento y productividad. Adicionalmente, también proporcionan un acceso veloz a los datos, tanto para los directivos, como para las partes interesadas de la compañía. Los encargados de la toma de decisiones, pueden llevar el control de los indicadores clave de rendimiento de la compañía a nivel general desde el cuadro de mandos. Todos los datos fundamentales pueden generarse en tiempo real.
Aumento del trabajo en equipo
La colaboración entre las distintas áreas laborales es una parte clave y necesaria en una compañía. Desde esta perspectiva, un sistema de planificación de recursos empresariales rompe ese muro que existía entre las áreas de una empresa. Con la información recolectada en una solución ERP consistente y centralizada, cualquier otro departamento puede tener acceso a la información de las demás áreas laborales. En caso de contar con la solución que nos ocupa en la modalidad de software como servicio (SaaS), basado en la nube, la colaboración que existe entre equipos aumenta, porque facilita la comunicación entre varias oficinas en diversos lugares, mediante el uso de Internet.
Reducción de gastos operativos
De igual forma, un sistema ERP puede ayudar a las compañías con el ahorro de gastos a nivel operativo. Esto se debe a que gran parte de las tareas operativas ya se encuentran automatizadas. Por tanto, se pueden predecir o anticipar de forma adecuada, eventuales averías, retrasos e interrupciones. Las tareas más complicadas, pueden ser resueltas de forma más rápida, reduciendo de esta forma, el tiempo de entrega. Asimismo, las empresas pueden optimizar su plantilla, debido a que las soluciones que ofrece este software pueden gestionar diversas tareas cotidianas.
Optimización de la seguridad de datos
Es relevante mencionar que las soluciones ERP incluyen cortafuegos y controles de restricción, para así evitar la vulnerabilidad de datos. El sistema conserva toda la información agrupada en un punto, para controlar con facilidad las entradas de acceso. Por igual, los administradores encargados de la gestión de la información de la compañía pueden otorgar derechos limitados de acceso al personal. De la misma manera, estos responsables pueden deshabilitar el acceso al personal que ha dimitido o fue despedido y otorgarlo a los nuevos empleados.
Otro dato importante acerca de esta solución informática es que permite visualizar la actividad de los usuarios. Así, los administradores podrán detectar cualquier acción no autorizada o patrones sospechosos de actividad en el sistema.
Elabora previsiones precisas y realistas
Las herramientas de elaboración de informes de ERP usan filtros y análisis sofisticados que tienen la capacidad de filtrar las incoherencias de la información. También, el sistema se asegura de que los datos conseguidos se generen en tiempo real. Como dijimos, los informes precisos a nivel empresarial, te ayudarán como director a tomar las mejores decisiones para tu compañía.
Ventajas de contar con un ERP en la nube
Antes que nada, debemos saber que el ERP en la nube es un tipo de implantación que les permite a las empresas disponer de información centralizada, mediante la conexión a internet. En resumen, el proveedor del servicio es el encargado de la fluidez del sistema, además de supervisarlos mediante el backend. Para acceder a dicho sistema, los usuarios solo necesitarán de un nombre de usuario y una contraseña.
En cuanto al coste de inversión, el sistema en la nube tiene un gasto muy inferior al ERP on premise. Únicamente, los usuarios o clientes, estarán sujetos a un gasto mensual, mientras usen el servicio. Las soluciones ERP cloud cuentan con una alta popularidad entre las pymes. Algunas de las ventajas que ofrecen, son:
Un despliegue más veloz
En comparación con el ERP local, la aplicación en la nube no necesita de un hardware adicional, por lo que las empresas no perderán el tiempo en adquirir e instalar infraestructura TI. El tiempo de instalación de este servicio lleva aproximadamente unos 3 a 6 meses. A diferencia del sistema convencional que requiere de al menos 1 año.
Actualizaciones constantes del sistema
La actualización y mantenimiento de la Planificación de Recursos Empresariales en la nube estará a cargo del mismo proveedor. Por lo tanto, puedes estar seguro de contar con el sistema ERP más reciente y actualizado.
Movilidad de alto nivel
Con un ERP en la nube, puedes supervisar tu negocio en cualquier momento y lugar. Al encontrarse basado en la web, podrás ingresar al sistema por medio de los navegadores compatibles. E incluso, acceder a los datos que necesites mediante tu teléfono inteligente o tableta.
En efecto, en la categoría “Gestión de procesos”, el programa de ayudas Kit Digital para la digitalización de pymes, subvenciona la implantación de soluciones ERP. Esta es tu gran oportunidad para incorporar dicha herramienta y dinamizar los procesos de tu negocio.
Como agentes digitalizadores adheridos al programa Kit Digital, en Próxima Digital te apoyamos en la solicitud de tu bono. Además te proporcionamos las soluciones subvencionables que requieras; entre ellas, el ERP en la nube. Para la misma, la cuantía máxima adjudicable es de 6.000€ para las empresas de entre 10 y 49 empleados. ¡Contáctanos ahora!
