Gestión
“¿Un departamento de recursos humanos? ¿Para qué? ¡Si nuestra empresa es muy pequeña!” Es la expresión que podemos escuchar de algunos propietarios y directivos de pymes. De allí, los errores e inconvenientes que pueden surgir en la gestión del talento humano en compañías de este segmento. En este sentido, carecer de un departamento específico o recargar esta función en el área de administración están entre las causas de estos fallos. Así que un área de recursos humanos en empresas pequeñas y medianas no solo es deseable, sino prioritario.
Una pequeña o mediana empresa puede crecer y tener éxito. Pero si no gestiona debidamente a su equipo, podría no tener capacidad para retener al mejor talento. En consecuencia, pierde en productividad y en prestigio como empleadora (lo que conocemos como “employer branding” o marca empleadora).
¡Es un hecho! La competitividad de una empresa, del tamaño que sea, dependerá mucho de la capacidad, competencia y desarrollo que tenga su equipo humano. Y en esto también es fundamental la formación, por el valor añadido que esta aporta; al igual que por el impulso que da a la especialización de acuerdo al sector de la compañía.
Sigue leyendo y aprende más sobre la conveniencia de gestionar de forma apropiada los RRHH de tu pyme y cómo conformar un área para ello.
¿Por qué gestionar recursos humanos en empresas pequeñas?
Para responder a esta pregunta, es elemental entender que los recursos humanos son mucho más que el grupo de personas que trabajan en una organización. En contexto, la definición debe abarcar los recursos que aportan estas personas: conocimientos, capacidades, habilidades, aptitudes y actitudes.
Desde esta perspectiva, más allá del tamaño de la compañía, lograr que el grupo de trabajo esté completo e integrado de un modo bien estructurado, equilibrado y ordenado es lo más relevante. Por esta razón, es ideal contar con un especialista o equipo que gestione los recursos humanos en empresas pequeñas. En principio, su labor consistirá en lograr una correcta alineación entre la estrategia de la empresa, la estructura organizativa y el talento humano captado. Es decir, hacer que todos estos elementos estén debidamente integrados, lo que le dará a la organización una valiosa característica diferenciadora.
Razones por las que es imprescindible gestionar los recursos humanos en empresas pequeñas
Como dijimos, no importa si una compañía tiene una plantilla muy reducida. Siempre es conveniente disponer de una cuidadosa gestión de los recursos humanos. A decir verdad, esta es una labor compleja y con muchos matices para sumarla a tu carga de trabajo como directivo. Tampoco sería justo delegarla a otra área de la organización.
Sin una administración bien coordinada del talento humano, los planes estratégicos de las empresas difícilmente se concretarían. En este punto, nuestro mejor consejo es crear un departamento que se encargue de estas funciones. A continuación, exponemos algunas razones:
Criterios de selección
Un departamento de RRHH establece criterios de selección del talento acordes con las necesidades de la empresa y que resultan rentables para la organización. En esencia, seleccionar, contratar, incorporar y gestionar el talento humano, son funciones que ejecuta el departamento de RRHH. También lo son la evaluación del rendimiento, el aprendizaje y el desarrollo. Todos estos aspectos son cruciales para crear un equipo de trabajo que favorezca el rendimiento del negocio e incremente la rentabilidad.
Gestión por competencias
Una gestión actualizada de recursos humanos en empresas pequeñas pone en práctica un sistema de gestión por competencias. Este consiste en la identificación de habilidades clave precisas que permitirán a un colaborador lograr un alto desempeño en sus labores. Tales habilidades han de desarrollarse para ser coherentes con la estrategia comercial de la compañía.
Crear un ambiente de trabajo armónico
En paralelo, los profesionales en RRHH diseñan políticas y procedimientos para crear lugares de trabajo justos. Tienen capacidad para resolver conflictos y escuchar los problemas de los colaboradores, garantizando que se sientan escuchados. Todo lo anterior ayuda a mantener el buen funcionamiento de tu empresa y promueve el bienestar entre los empleados, lo que les permitirá sentirse capacitados para realizar mejor sus labores.
Política de motivación, esencial en la gestión de recursos humanos en empresas pequeñas
En particular, una estrategia coherente de motivación planificada por el área que nos ocupa, mantiene el compromiso del equipo con los objetivos de la empresa. Asimismo, un departamento de RRHH propone planes de formación continua y sugiere la posibilidad de ofrecer oportunidades de desarrollo para los integrantes de la plantilla.
De igual manera, esta área plantea ajustes de salarios, acordes con la productividad, la formación y la experiencia alcanzada por los colaboradores. Todos estos aspectos también marcarán una diferencia con la competencia.
Cumplimiento de las normativas
El profesional o equipo de RRHH que establezcas tendrá a cargo el cumplimiento de las regulaciones laborales. Entre otras funciones, enviará los documentos pertinentes a los organismos de la administración pública correspondientes antes de la fecha límite.
A continuación, te ofrecemos una serie de recomendaciones para crear un área de recursos humanos en empresas pequeñas.
Define los perfiles de recursos humanos que requiere la empresa
Con esta información, el profesional o departamento encargado de los recursos humanos establecerán el criterio de sus procesos de atracción, búsqueda, reclutamiento, contratación, motivación, etc. Esto permitirá:
- Tomar decisiones apropiadas en menos tiempo.
- Alinear los procedimientos con la estrategia de la compañía.
- Asegurar que se cumplen los objetivos de la organización.
- Optimizar los recursos para lograr el nivel de personal requerido.
Configura un departamento de RRHH a la medida de tu empresa
Desde esta óptica, las necesidades de gestión de talento humano de una empresa con menos de 50 trabajadores no son las mismas que la de una con más de 250. Inicialmente, podrías comenzar con un director de RRHH multidisciplinar que pueda asumir, por ejemplo, la coordinación del departamento y los procesos de reclutamiento, selección y contrataciones. Contando, además, con el apoyo de un asistente cualificado para realizar tareas administrativas como la nómina y la gestión de beneficios contractuales. De acuerdo a su ritmo de crecimiento, el equipo de recursos humanos en empresas pequeñas podría incrementarse proporcionalmente.
Si cuentas con una estructura modesta para la gestión de talento humano, proporciona a sus integrantes formación y entrenamiento en competencias que requieran fortalecerse. Esto con perspectivas de crecimiento de la plantilla y el requerimiento de nuevos perfiles, lo que implicaría desarrollar habilidades como:
- Gestión de beneficios
- Cumplimiento
- Gestión del rendimiento
- Contratación de ciclo completo
- Inducción del personal
La gestión de recursos humanos en empresas pequeñas requiere evaluación
A pesar de lo modesto que puede ser el departamento de recursos humanos en empresas pequeñas, es imperativo medir su desempeño. Para este propósito, es imprescindible establecer las métricas adecuadas a las diferentes funciones de esta área. De modo que la evaluación te indique si los procesos están funcionando de manera óptima, o si hay que asumir cambios en la estrategia y los procedimientos. Los siguientes son algunos de los KPI en los que puedes basarte:
- Tiempo de contratación
- Contratación y retención de talento
- Bienestar y satisfacción de los integrantes del staff.
- Absentismo laboral.
- Gestión del rendimiento.
- Pertinencia y efectividad de la formación.
- Productividad.
Incorpora una solución digital de RRHH
En esta era digital, gestionar un departamento de RRHH -por pequeño que sea- con hojas de cálculo o con libretas y bolígrafos es totalmente anacrónico. Entre otras razones, porque obliga a seguir realizando de forma manual tareas rutinarias como la nómina y dificulta el cumplimiento de las normativas. Por lo tanto, es conveniente incorporar una solución ERP (Enterprise Resource Planning), ya que integra la gestión de recursos humanos a la de procesos y cadena de suministro de tu empresa. Entre otros aspectos, este recurso facilita:
- Automatizar procesos como la nómina y la administración de beneficios.
- El establecimiento de mejores métricas de evaluación y objetivos.
- La generación de informes más completos y precisos.
Kit Digital ayuda a digitalizar la gestión de recursos humanos en empresas pequeñas
Si necesitas financiación para automatizar la gestión de talento humano de tu pequeño negocio, puedes recurrir a las ayudas de Kit Digital. Este programa impulsado por el Gobierno, incluye entre sus categorías subvencionables la gestión de procesos mediante soluciones ERP.
En Próxima Digital podemos ayudarte a tramitar la solicitud de tu bono digital porque somos Agente Digitalizador Adherido al programa. Por supuesto, también estamos capacitados para proporcionarte todas las soluciones financiables contempladas en el mismo.
Como verás, digitalizar el departamento de recursos en empresas pequeñas sí es posible. ¡Consúltanos ahora!
Gestión, Marketing
Si deseas dar la mejor solución a los clientes que tienes y a los que quieres captar, lo ideal es que tengas una herramienta de gestión de la relación con los clientes (CRM) que te permita conseguirlo con el mínimo esfuerzo, pero con la mayor satisfacción posible. Esta solución tecnológica se ha convertido en vital en la viabilidad de muchas empresas. Por ello, es fundamental tener una aplicación CRM que logre cubrir tus necesidades.
Una solución CRM es una gran ayuda para mantener un contacto adecuado con sus clientes. De esta forma, será posible optimizar los procesos habituales de soporte y comunicación. Por lo tanto, con este software de gestión se pueden mejorar apartados importantes en el futuro de las empresas. Ser mucho más ágil para poder competir o lograr una rentabilidad mayor sin tener que realizar inversiones constantes y de elevado coste son algunos ejemplos.
Los objetivos de una herramienta CRM
Sin caer en pensar que los CRM son exclusivos, pero sí muy importantes, este tipo de sistemas te pueden facilitar bastantes beneficios. Un ejemplo es que esta solución digital ofrece la posibilidad de optimizar procesos de interacción y gestión de clientes, tanto con los que ya se tiene como con clientes potenciales. Además, también permite llevar una gestión de ventas que eleve la productividad en estos procesos vitales para la buena salud de cualquier compañía.
Otra de las funciones que se consigue al implementar un CRM es la de lograr que los clientes tengan una experiencia mucho mejor en todo lo que tiene que ver con el contacto que se establece en este canal bi-direccional. Así, sin ir más lejos, los servicios de atención a clientes son mucho más efectivos, aprovechando las posibilidades que existen gracias a las nuevas tecnologías. Los procesos de marketing también se ven favorecidos gracias a que es más fácil mantener un entorno más actualizado y resolutivo.
Los motivos por los que es importante un CRM
Uno de los principales motivos por los que es importante un CRM es porque se puede obtener un mejor conocimiento del mercado en general y de los clientes en particular. Así, se aumenta la simbiosis que se logra con ellos y, también, con proveedores y futuros partners.
Las relaciones son algo vital
El CRM será una herramienta muy útil para el desarrollo y crecimiento de la empresa. Permite obtener información para establecer mejores relaciones con los clientes actuales y, también, obtener datos de los que pueden llegar a serlo. Obtener esta información sin esta solución digital sería mucho más complejo y costoso para las empresas.
Facilidad a la hora de obtener datos
Esta es otra de las grandes virtudes que tiene este servicio, ya que es capaz de mostrar la información esencial para aprovechar al máximo las posibilidades de las empresas. Gracias al uso de paneles configurables, tendrás acceso a los datos relevantes para la compañía o poder conocer el estado de los diferentes canales de forma inmediata (lo que ahorra tiempo y dinero). Con todo esto, queda claro que la utilidad es excelente porque incluso el acceso remoto permite acceder a los datos desde cualquier ubicación.
Departamentos que se ven beneficiados
Prácticamente todos departamentos de las empresas pueden beneficiarse de un CRM, por uno u otro motivo. Especialmente porque un CRM va a ayudar a mejorar la productividad debido a una optimización del rendimiento. Así, por ejemplo, el departamento de marketing puede conocer mejor los segmentos del mercado a los que dirigirse; por su parte, el servicio de atención al cliente también optimiza su trabajo, ya que se establecen canales de comunicación más eficientes.
Por decirlo de alguna manera, el uso de CRM es una inversión muy rentable, con un coste de implementación relativamente bajo, si analizamos los resultados a medio y largo plazo.
El uso de CRM es el futuro
El uso de software CRM permite abordar las estrategias de forma más efectiva y mejorar los resultados del negocio. Por lo tanto, cualquier compañía que tenga visión de futuro debe implementar una buena herramienta de este tipo. De esta forma, el trabajo que se lleve a cabo podrá ser el más productivo.
Además, aquellas compañías que realizan inversiones en soluciones para gestión de clientes serán las que obtengan una ventaja competitiva sobre otras empresas del sector. Porque con un buen software CRM se mejoran todos los departamentos de las empresas, en especial en todo lo que tiene que ver con la relación de los clientes.
Kit Digital, la oportunidad única para implementar un CRM en tu negocio
Si hasta ahora no habías pensado en la posibilidad de hacer uso de una solución CRM, esperamos que esta información te ayude a tener una nueva visión de cómo la tecnología puede ayudar a tu empresa. Además, debes saber que el programa de ayudas Kit Digital, del que nosotros somos agentes digitalizadores, contempla este tipo de soluciones digitales. Esto significa que podemos ayudarte a implementar un CRM y otros muchos más servicios que incluye el bono digital.
Gestión
En el ámbito de los negocios, vivimos tiempos en los que seguir siendo competitivo supone adaptarse velozmente a los cambios. En este contexto, automatizar procesos empresariales es clave para agilizar las operaciones, incrementar el rendimiento de la plantilla y aumentar la rentabilidad. De hecho, la automatización es un paso esencial de la transformación digital, pues implica la incorporación de programas y tecnologías innovadoras para agilizar tareas rutinarias. Este proceso elimina el esfuerzo manual requerido para gestionar documentos en papel, para lograr mayor eficiencia y mejores resultados.
Al día de hoy, automatizar procesos no es ningún lujo. Empresas e instituciones llevan a cabo este procedimiento continuamente, con la finalidad de incrementar la productividad, mejorar la experiencia del cliente e invertir adecuadamente su tiempo y sus recursos.
¿En qué consiste automatizar procesos a nivel empresarial?
La automatización de los procesos empresariales, también conocido como BPA, consiste en incorporar y emplear la tecnología para que las organizaciones puedan agilizar sus operaciones. Al automatizar procesos no solo se dinamizan operaciones complejas, sino que, además, se aumentará la eficiencia y se reducirán los costes de forma considerable. De igual manera, estos recursos ordenan tareas repetitivas de elevado volumen ya que permiten mecanizarlas de forma mucho más sencilla y con menos errores.
En efecto, la automatización es crítica para las oficinas actuales, porque reduce significativamente el tiempo y la energía empleada. En paralelo ofrece la oportunidad de enfocarse en objetivos más relevantes y de valor añadido. Con este propósito, estandariza los procesos empresariales comunes, proporciona mayores parámetros de seguridad e impulsa la máxima eficiencia operativa.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar procesos en las empresas?
Al contar con los equipos adecuados, la tarea de automatizar procesos puede ser increíblemente sencilla, sin mencionar los importantes beneficios que puede brindar. Comprender las ventajas que expondremos a continuación ayudará a tu empresa a establecer una base sólida, para implementar adecuadamente un plan de automatización de operaciones.
Reducción de costes
Tal como hemos venido mencionando, al automatizar procesos obtenemos una gran cantidad de beneficios y la reducción de los costes, es uno de ellos. Cada negocio afronta una presión a nivel global con el fin de incrementar su rentabilidad y disminuir los costes es la vía para conseguirlo. No obstante, reducir las capacidades del centro informático, puede crear un impacto negativo en toda la empresa.
Contar con una solución de automatización es una respuesta apropiada e inteligente, tanto para contener como para reducir los gastos. Por ejemplo, una de las funcionalidades que presenta una herramienta CRM (Customer Relationship Management) es el aumento del servicio al cliente o usuario final, mientras se ahorran costes de forma sistemática. Todavía algunos directores no entienden cómo estos recursos reportan este importante beneficio y por eso descartan su uso. Esto también sucede porque ignoran la opción de la computación en la nube con soluciones SaaS (software como servicio) de pago por uso. En la mayoría de los casos, estas resultan económicamente accesibles y escalables, añadiendo más funcionalidades de acuerdo a las crecientes necesidades de la empresa.
Aumento de la productividad
Ciertamente, otro de los beneficios de automatizar procesos y tareas es el incremento de la productividad. A medida que las necesidades de una empresa a nivel tecnológico se incrementan de forma progresiva, este factor se convierte en una mayor preocupación. La disponibilidad de programas como los de ERP (Enterprise Resource Planning) dinamiza la supply chain en entornos industriales y asegura la disponibilidad de materias primas a tiempo. Por otro lado, las soluciones de gestión de recursos humanos permiten al personal de este departamento automatizar tareas rutinarias como la nómina, la activación de beneficios, vacaciones, etc. Así, pueden invertir más tiempo en actividades que agreguen valor a las relaciones laborales y al bienestar de los trabajadores.
Disponibilidad, una ventaja crítica de automatizar procesos
Cada día, las empresas dependen aún más de los ordenadores. Los trámites diarios de forma rutinaria son efectuados mediante sistemas online. Entre ellos, se encuentra la carga de órdenes de compra, instrucciones de montaje, reservas, órdenes de envíos y otros. Por tanto, si un ordenador no se encuentra operativo, la empresa puede verse afectada. En la actualidad, con un volumen de computación en la nube elevado, una simple interrupción en los sistemas críticos puede ocasionar grandes pérdidas de ingresos. Sin contar los importantes daños a la reputación de la empresa que esto implicaría.
Sin duda alguna, uno de los objetivos fundamentales de los departamentos de IT es la disponibilidad en todo momento. En este punto, automatizar procesos es de gran ayuda. Una unidad de disco puede llegar a dañarse, sin embargo, el problema puede complicarse aún más si no se ha realizado un respaldo de seguridad a tiempo. Una de las cualidades que tiene la automatización es la capacidad de gestionar los sistemas de recuperación y guardado. De esta forma, asegura la protección de datos ante posibles desastres potenciales, como la pérdida del disco o daños inadvertidos a los equipos del sistema, que hayan sido causados por un error humano.
Mejora sustancial en la prestación de servicios
Los clientes son uno de los activos más inestimables para tu empresa. Por eso, al automatizar procesos mediante la transformación digital estás demostrando que te preocupas por la experiencia de ellos con tu marca. Sabiendo que la automatización digital elimina las tediosas tareas manuales de tus procesos, puedes centrar tu atención y la de tus trabajadores hacia actividades que proporcionen una interacción atractiva y enriquecedora a tus clientes. Apoyado en soluciones de automatización, tu negocio podrá cumplir sistemáticamente sus objetivos de servicio y garantizar un acceso rápido a los productos que ofrece.
Fomenta la colaboración
En otro orden de ideas, las organizaciones más productivas son aquellas que han hecho un cambio decidido hacia la automatización. No solo para simplificar sus tareas diarias, sino también para fomentar una mejor colaboración entre trabajadores de todas las áreas. Desde esta perspectiva, otra excelente ventaja de automatizar procesos empresariales es mantener la comunicación entre equipos y actualizar a sus integrantes sobre las tareas pendientes. Funcionalidades como estas hacen que la colaboración entre los empleados sea mucho más sencilla y organizada. Además, las soluciones de automatización ayudan a aliviar las frustraciones comunes y proporcionan tiempo para la interacción interpersonal y el intercambio de ideas.
En Proxima Digital hacemos posible automatizar procesos de tu negocio
Esperamos que esta relación de beneficios te haya resultado útil para entender la importancia de incorporar soluciones informáticas y recursos de gestión en tu empresa. Probablemente creas que estas herramientas no están al alcance de tu pequeña o mediana empresa. Con Proxima Digital sí es posible automatizar procesos de tu negocio, ya que estamos capacitados para suministrarte todas las herramientas y servicios contemplados en el programa de ayudas Kit Digital impulsado por el Gobierno:
- Diseño y mantenimiento de tu página web y de tu tienda de ecommerce.
- Gestión y monitorización de redes sociales para promocionar y dinamizar tu empresa en las plataformas más adecuadas para tu negocio.
- CRM para optimizar la gestión de las relaciones con tus clientes actuales y potenciales y aprovechar mejor tus oportunidades comerciales.
- Gestión de procesos mediante ERP, con el objetivo de automatizar los flujos de tu negocio: contabilidad, finanzas, facturación, inventario, compras y pagos, RRHH, supply chain, logística, etc.
- Igualmente, te suministramos facturas electrónicas en formatos estructurados, personalizables, con gran espacio de almacenamiento en la nube y backup diario.
- Business Intelligence y analítica, para convertir tus fuentes independientes de datos en información coherente, visual e interactiva y ayudarte a tomar las mejores decisiones para tu negocio.
- Oficina virtual con aplicaciones para el trabajo colaborativo entre tú y tus empleados.
- Soluciones de ciberseguridad con controles de acceso y backup diario para hacer frente a ciberataques y amenazas.
- Además, nuestra solución para comunicaciones seguras proporciona el acceso seguro de tus colaboradores a los recursos y aplicaciones de la empresa, evitando accesos no autorizados y fugas de datos.
Por si fuera poco, en nuestra condición de agente digitalizador adherido del programa Kit Digital, te asesoramos y tramitamos la solicitud de tu bono digital. Recuerda que todos los beneficios de automatizar procesos y, ¡contáctanos!
